El avance de las tecnologías de la información (TI) en los últimos años ha permitido a las empresas realizar operaciones que antes eran inimaginables. Actualmente, existen varios ejemplos de empresas que utilizan TI para obtener reducciones de costos y/o generar ventajas competitivas.
Dell Computer invirtió en la venta directa y personalizada de computadoras a través de Internet. El resultado fueron ingresos de US$ 12,3 mil millones en 1998, creciendo 60% en sólo un año. Además, obtuvo casi 1 millones de dólares en ganancias y la revista Business Week lo nombró como el mejor en la industria de la tecnología de la información en 1998. Wal-Mart, el minorista más grande del mundo, tiene 5.000 proveedores en todo el mundo y 3.000 tiendas ubicadas en los Estados Unidos, controla y gestiona sus actividades basándose en gran medida en TI. Souza Cruz tiene una flota de 900 vehículos para atender a aproximadamente 200 clientes en todo Brasil. Una de las herramientas que utiliza para superar este desafío logístico es un Router, software cuyo propósito es ayudar a obtener la mejor ruta para cada entrega. Como resultado, sus vehículos alcanzan una eficiencia del 99% y realizan un promedio de 43 entregas por día.
Todos estos ejemplos denotan cómo las TI, tanto a través de sistemas como a través del avance del hardware, son fundamentales para el desarrollo de la logística. Como este tema es bastante amplio, en este artículo solo se resaltarán los temas relacionados con el uso de los sistemas de información, sin entrar en temas relacionados con el hardware, que serán tratados en una próxima oportunidad.
Actualmente existe una verdadera agitación con respecto a la implementación de sistemas de gestión empresarial, conocidos como ERP, del inglés Enterprise Resource Planning. No son solo las grandes empresas las que tienen la oportunidad de implementar esta solución; hay paquetes de todos los tamaños y para varios presupuestos. Estos sistemas pretenden básicamente que la empresa pueda “hablar el mismo idioma”, posibilitando una gestión integrada. En consecuencia, los informes de gestión con diferente información tienen los días contados. Pero, ¿y la logística? ¿Cómo se está abordando?
EL PAPEL DE LA INFORMACIÓN EN LA LOGÍSTICA
El flujo de información es un elemento de gran importancia en las operaciones logísticas. Los pedidos de clientes y reposición, las necesidades de inventario, los movimientos de almacén, la documentación de envío y las facturas son algunas de las formas más comunes de información logística.
En el pasado, el flujo de información se basaba principalmente en papel, lo que provocaba que la transferencia de información fuera lenta, poco confiable y propensa a errores. El costo decreciente de la tecnología, asociado a su mayor facilidad de uso, permite a los ejecutivos contar con los medios para recopilar, almacenar, transferir y procesar datos con mayor eficiencia, eficacia y rapidez.
La transferencia y gestión electrónica de la información brinda la oportunidad de reducir los costos logísticos a través de una mejor coordinación. Además, permite la mejora del servicio basándose principalmente en la mejora de la oferta de información a los clientes.
Tradicionalmente, la logística se ha centrado en el flujo eficiente de mercancías a través del canal de distribución. El flujo de información a menudo se pasaba por alto, ya que no se consideraba algo importante para los clientes. Además, la velocidad de intercambio/transferencia de información estaba limitada a la velocidad del papel. Actualmente, tres razones justifican la importancia de la información precisa y oportuna para sistemas logísticos efectivos.
- Los clientes se dan cuenta de que la información sobre el estado del pedido, la disponibilidad del producto, los calendarios de entrega y las facturas son elementos necesarios del servicio total al cliente;
- Con el objetivo de reducir el inventario total en la cadena de suministro, los ejecutivos se dan cuenta de que la información puede reducir efectivamente las necesidades de inventario y recursos humanos. En particular, la planificación de requisitos que utiliza la información más reciente puede reducir el inventario al minimizar las incertidumbres en torno a la demanda;
- La información aumenta la flexibilidad permitiendo identificar (cuál, cuánto, cómo, cuándo y dónde) los recursos que se pueden utilizar para obtener una ventaja estratégica.
Un ejemplo de posicionamiento estratégico basado en tecnologías de la información es el caso de las empresas de mensajería urgente. Fedex fue el primero en ofrecer el servicio de entrega al día siguiente en 1973 en los Estados Unidos. A fines de la década de 80, con altas inversiones en TI, pasó a tener el control de todo el ciclo de pedidos de los clientes. Con esto, pude mantener la trazabilidad total del pedido. Su sistema procesa actualmente 63 millones de transacciones por día, lo que equivale a 3 millones de paquetes entregados. UPS, la mayor empresa estadounidense en este segmento, invirtió US$ 1.5 millones entre 1986 y 1991 para alcanzar el mismo nivel que su competidor en términos de servicios prestados.
Otro ejemplo de cómo la información es de gran importancia en la logística es la interacción entre fabricantes y minoristas en la gestión de la cadena de suministro, promovida en Brasil por el Movimiento ECR Brasil. Con esta práctica, algunas cadenas de retail están comenzando a poner a disposición de sus proveedores la información del punto de venta para que estos se encarguen del reabastecimiento automático de productos. Esto reduce considerablemente los costos de inventario de los minoristas y permite a los fabricantes tener una mejor previsibilidad de la demanda, proporcionando un uso más racional de los recursos.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN LOGÍSTICA
Los sistemas de información logística funcionan como enlaces que unen las actividades logísticas en un proceso integrado, combinando hardware y software para medir, controlar y gestionar las operaciones logísticas. Estas operaciones tienen lugar tanto dentro de una empresa específica como a lo largo de toda la cadena de suministro.
Podemos considerar hardware desde computadoras y dispositivos de almacenamiento de datos hasta instrumentos de entrada y salida, tales como: impresoras de códigos de barras, lectores ópticos, GPS, etc. El software incluye sistemas y aplicaciones/programas utilizados en logística.
Los sistemas de información logística tienen cuatro niveles funcionales diferentes: sistema transaccional, control de gestión, apoyo a la decisión y planificación estratégica. El formato piramidal que se muestra en la Figura 1 sugiere que la implementación de un sistema transaccional robusto es la base que sustenta la mejora de los otros tres niveles. A continuación se analizará cada uno de los niveles, destacando su importancia para la competitividad logística de la empresa.
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- Sistema Transaccional
Es la base para las operaciones logísticas y la fuente para las actividades de planificación y coordinación. A través de un sistema transaccional, la información logística se comparte con otras áreas de la empresa, tales como: marketing, finanzas, entre otras.
Un sistema transaccional se caracteriza por reglas formalizadas, comunicaciones multifuncionales, alto volumen de transacciones y un enfoque operativo en las actividades del día a día. La combinación de procesos estructurados y alto volumen de transacciones aumenta el énfasis en la eficiencia del sistema de información.
A partir de ahí se desarrolla el principal proceso transaccional logístico: el ciclo del pedido. Con esto, se deben procesar todas las actividades y eventos pertenecientes a este ciclo: entrada de pedidos, verificación de crédito, asignación de stock, emisión de facturas, envío, transporte y llegada del producto al cliente. La información sobre dichas actividades/eventos debe estar fácilmente disponible ya que el estado de los pedidos es un tema cada vez más necesario para un buen servicio al cliente.
La falta de integración entre las operaciones logísticas es un problema común en los sistemas transaccionales que no están bajo un sistema de gestión integrado. Esto puede ocurrir básicamente en tres instancias:
- Entre las actividades logísticas realizadas dentro de la empresa;
- Entre las instalaciones de la empresa;
- Entre la empresa y otras pertenecientes a la cadena de suministro o proveedores de servicios logísticos.
- Control de manejo
Este nivel permite el uso de la información disponible en el sistema transaccional para la gestión de actividades logísticas. La medición del desempeño incluye indicadores financieros, de productividad, de calidad y de servicio al cliente.
En general, existe una gran carencia de indicadores/informes de desempeño en las empresas brasileñas. Entre los principales factores se encuentran la ausencia de un sistema transaccional que cuente con toda la información relevante y visión sobre las ventajas de controlar las operaciones logísticas.
- Un ejemplo de esto es la medición de disponibilidad de productos, es decir, indicadores que indican el porcentaje de pedidos que fueron entregados completos;
- Otro indicador muy importante para evaluar el nivel de servicio brindado al cliente es el tiempo de entrega. Las empresas no siempre tienen información sobre la fecha de llegada al cliente. Sin embargo, existen casos en los que las empresas logran obtener dicha información, pero no la utilizan sistemáticamente para evaluar su desempeño y el de su transportista (tiempo de tránsito).
La presencia de informes que aborden las excepciones es fundamental para una buena gestión, ya que las operaciones logísticas se caracterizan por un intenso flujo de información. Por ejemplo, un sistema de control proactivo debe ser capaz de predecir futuros desabastecimientos en función de las previsiones de demanda y las recepciones previstas.
Un concepto cada vez más utilizado en las empresas es el Data Warehouse (DW). Como su nombre indica, almacena datos históricos y actuales de varias áreas de la empresa en una única base de datos para facilitar la elaboración de informes. El proceso de desarrollo de un DW brinda una oportunidad para que la empresa revise y formalice los objetivos, los planes y la estrategia.
- Apoyo a las decisiones
Esta funcionalidad se caracteriza por el uso de software para soportar actividades operativas, tácticas y estratégicas que tienen un alto nivel de complejidad. Sin el uso de tales herramientas, muchas decisiones se toman basándose únicamente en el sentimiento, lo que en muchos casos apunta a un resultado que dista mucho de ser óptimo. Sin embargo, si se utilizan, se produce una importante mejora en la eficiencia de las operaciones logísticas, permitiendo, además de un aumento del nivel de servicio, reducciones de costes que justifican las inversiones realizadas.
Existen diferencias entre las aplicaciones de las herramientas de apoyo a la toma de decisiones. Algunos son operativos, ya que están destinados a operaciones más rutinarias, como la programación y rutas de vehículos, la gestión de inventario, etc. Por otro lado, existen herramientas que actúan de forma más táctica y estratégica, como: localización de instalaciones, análisis de rentabilidad de clientes, etc. La aplicación de estas herramientas dependerá principalmente de la complejidad existente en las actividades logísticas y su relación costo/beneficio.
Las herramientas que tienden a ser más operativas, deben estar totalmente conectadas con el sistema transaccional, para que los insumos sean información actualizada y en el formato adecuado. En general, las empresas que no cuentan con un sistema integrado enfrentan problemas a la hora de implementar estas herramientas en cuanto a la conectividad con el sistema utilizado.
En ambos tipos de herramientas de apoyo a la decisión, se requiere que el nivel de experiencia de los usuarios sea alto para hacer frente a las dificultades de implementación y uso. De lo contrario, existe la necesidad de una formación específica, que se produce en la mayoría de los casos.
- La planificación estratégica
En la planificación estratégica, la información logística apoya el desarrollo y la mejora de la estrategia logística. Las decisiones que se toman son a menudo extensiones del nivel de soporte de decisiones, aunque son más abstractas, menos estructuradas y enfocadas en el largo plazo. Como ejemplo, podemos citar decisiones basadas en los resultados de los modelos de ubicación de instalaciones y el análisis de la receptividad del cliente a las mejoras del servicio.
SISTEMAS DE GESTIÓN EMPRESARIAL
Cada vez más medianas y grandes empresas brasileñas y de diversos sectores de la economía vienen implementando sistemas de gestión empresarial – ERP. Este tipo de sistemas pretenden solucionar los problemas de integración de la información en las empresas, ya que antes operaban con muchos sistemas, caracterizándose en algunos casos como “una verdadera colcha de retazos”, que hacía inviable una gestión integrada. Además, la implementación de un sistema ERP permite a las empresas revisar sus procesos, eliminando actividades que no agregan valor.
Los costos de adquisición e implementación de estos paquetes varían, en general, entre R$ 400 y R$ 20 millones. Estos valores dependen principalmente del tamaño de la empresa (número de usuarios e instalaciones) y de su funcionamiento (módulos del sistema elegidos). En general, se estima que por cada R$ 1 gastado en adquirir una licencia, R$ 2 se gastan en consultoría y entre R$ 0.5 y R$ 1.5 en equipos. Algunos de los principales proveedores de este tipo de software en el mundo ya están en Brasil. SAP, además de ocupar el liderazgo mundial en este mercado, como podemos ver en la figura 2, también ocupa esta posición en Brasil con el 38% de las ventas de licencias de software, por otro lado, Datasul tiene la mayor cantidad de clientes con el 23%. del mercado
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Aunque para algunos el crecimiento de los sistemas ERP fue estimulado por el bicho del milenio, una encuesta reciente de AMR1 (empresa estadounidense de investigación en el área de aplicaciones de gestión empresarial) estimó que este mercado superará los ingresos globales de US$14.8 mil millones obtenidos en 1998 a US$ 42 mil millones en 2002. Este mercado en Brasil fue de US$ 1998 millones en 281 y la previsión para 2002 es llegar a US$ 838 millones.
Pero estos números no indican que cada implementación de ERP en las empresas sea un gran éxito. Hay casos en los que el proyecto se ve comprometido principalmente por problemas en la gestión del cambio.
Asociando los sistemas ERP con la funcionalidad de los sistemas de información logística (figura 1), podemos ver claramente que el objetivo principal de un sistema ERP, desde el punto de vista logístico, es actuar como un sistema transaccional, resolviendo problemas de falta de integración. entre actividades logísticas. Sin embargo, no todas las implementaciones de ERP consideran las actividades logísticas de manera integrada, esto se debe a la falta de enfoque en la logística, lo que luego del proceso de implementación puede traer una serie de problemas para la gestión logística.
- A modo de ejemplo, podemos tener la siguiente situación: el responsable del transporte no dispone de información sobre el estado del pedido, que contiene datos sobre la asignación de stock (disponibilidad) y sobre el plazo de envío. Como resultado, el proceso de consolidación de carga se vuelve poco práctico.
Los principales sistemas ERP proporcionan una amplia gama de informes e indicadores de rendimiento preconfigurados para la medición, el análisis y el control. Sin embargo, no siempre se satisfacen las necesidades de las empresas. Con esto, surge la necesidad de especificar estructuras de reporte adecuadas para la operación de la empresa. La presencia de un Data Warehouse favorece mucho este proceso.
Si bien un sistema ERP posee atributos que contribuyen a mejorar la gestión en la empresa, no cuenta con herramientas de apoyo a la decisión. Varios proveedores de este tipo de sistema han invertido en alianzas y adquisiciones para brindar herramientas de apoyo a la decisión que ayuden a mejorar la eficiencia de las operaciones logísticas en la empresa y en la cadena de suministro, como una forma de llenar este vacío.
SOFTWARE DE APOYO A LA DECISIÓN
Podemos ver en la Figura 3 que la presencia del sistema ERP está fuertemente relacionada con aspectos transaccionales y la ejecución de actividades operativas, sirviendo de base para una serie de aplicaciones de apoyo a la decisión.
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No todas las áreas cubiertas en la figura 3 son específicamente logísticas. Las herramientas de logística más comunes que se encuentran en el mercado son para las siguientes áreas: programación y enrutamiento de vehículos, previsión de demanda, gestión de almacenes y planificación de inventario.
Cabe mencionar que los sistemas ERP cuentan con módulos de gestión de almacenes, cuyo principal objetivo es gestionar el flujo de información, a través del control de posiciones y lotes, regla FIFO, entre otras funcionalidades. Sin embargo, las funciones relacionadas con la existencia de inteligencia no están disponibles.
Dos herramientas que no han sido discutidas anteriormente merecen ser destacadas, principalmente debido a la falta de difusión en las empresas brasileñas de los conceptos que las orientan. El primero es el módulo de información de la demanda. Almacena datos de marketing de la competencia, datos obtenidos de los TPV (punto de venta) de sus principales clientes minoristas y acciones promocionales realizadas por la empresa. El objetivo es proporcionar más información para el proceso de previsión de la demanda. El segundo es el módulo de información de transporte que almacena datos de transporte, como el flete y el tiempo de tránsito, para ayudar a optimizar la red logística, así como la planificación del transporte, que determina el mejor modal para ciertas rutas.
Una excelente fuente para evaluar software que puede ser útil para mejorar la operación de su empresa es la guía Logistics Software2, desarrollada por Andersen Consulting para el Council of Logistics Management (CLM). Las ediciones son anuales y también se venden en CD-ROM. Esta guía presenta información sobre proveedores, software, funciones/aplicaciones, costo, tiempo de implementación y otros datos necesarios para iniciar una investigación para elegir un software.
Otra forma de obtener información sobre los proveedores de software es a través de la página de inicio del Centro de Estudios en Logística (CEL).3
SOFTWARE ENFOCADO EN LA INTEGRACIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO
Este tipo de software agrega un conjunto de herramientas que se muestran en la Figura 3, tales como: pronóstico de la demanda, optimización de la red logística, planificación del transporte, planificación y secuenciación de la producción, entre otras. De hecho, es una evolución de los sistemas de soporte de decisiones.
Son comúnmente llamadas aplicaciones de Supply Chain Management (SCM), es decir, herramientas para la gestión integrada de la cadena de suministro. Su función principal es permitir que el usuario controle varias funciones logísticas simultáneamente, lo que permite el análisis de las compensaciones existentes. Además, tiene un alcance que va más allá de los límites de la empresa, es decir, también se integra con otros integrantes de la cadena de suministro, tales como: industrias, mayoristas/distribuidores y minoristas, además de proveedores de servicios logísticos. Esto es posible gracias a la conectividad que ofrecen las tecnologías EDI (intercambio electrónico de datos) e Internet.
Si por un lado hay proveedores especializados en este tipo de software (los principales son: Manugistics, Caps e i2 Technologies), por otro lado, los proveedores de ERP también están migrando a este enfoque, que complementa su potente oferta transaccional. sistemas Un ejemplo de esto es la herramienta desarrollada por SAP llamada APO (Advanced Planner and Optimizer). Sus módulos principales son:
- Cabina de la cadena de suministro
- Planificación de la red logística
- Planificación y previsión de la demanda
- planificación de la distribución
- Planificación y secuenciación de la producción.
Un aspecto interesante que se evidencia en Estados Unidos es el proceso acelerado de fusiones y adquisiciones entre proveedores de software que tienen productos complementarios. Buscan sinergia entre sus productos, para ofrecer al mercado un producto capaz de lidiar con problemas logísticos interfuncionales o incluso operar en el segmento de Aplicaciones SCM.
TENDENCIAS
Hay una gran perspectiva de crecimiento para el mercado de ERP en Brasil, como pudimos ver anteriormente. Esto se justifica por el amplio mercado existente. La mayoría de las empresas brasileñas no tienen sistemas completamente integrados. Además, las organizaciones que han implementado un sistema ERP comienzan a disfrutar y cuantificar los beneficios de la gestión integrada, propagándose aún más la idea de que este tipo de solución es altamente beneficiosa.
Con una mayor difusión de los sistemas ERP, se favorecerá el apalancamiento de las operaciones logísticas, basado principalmente en la adquisición de software de apoyo a la decisión, así como de Aplicaciones SCM. Esto demandará de las organizaciones, profesionales cada vez más calificados en el campo de la logística.
Existe fuerte evidencia de que las empresas en una misma cadena de suministro se integrarán cada vez más a través de sistemas de información, reduciendo incertidumbres, duplicidad de esfuerzos y, consecuentemente, el costo de la operación.
El gran desafío de las organizaciones en la implementación de sistemas de información es evaluar el “valor” que estos paquetes, ya sean transaccionales o de apoyo a la decisión, aportarán al negocio de la empresa. Las empresas no pueden dejarse llevar por “modas”, sino estar convencidas de la elección más adecuada a sus necesidades.
