Como el festival de música más grande del planeta, Rock in Rio ya ha brindado a muchos la oportunidad de cumplir un sueño. Ya sea viendo conciertos de las mejores bandas y músicos de la historia, o viendo nuevos artistas o colaboraciones nunca antes vistas (o incluso imaginadas), probablemente todos hayan dedicado algún tiempo a contemplar tal evento, en la Ciudad del Rock o en la televisión.
Después de 3 ediciones brasileñas, Rock in Rio se internacionalizó y en 2004 se realizó por primera vez en Lisboa (lugar que acogió la mayor cantidad de eventos). Ahora, con 4 ediciones ya confirmadas hasta el año 2021, siendo una brasileña este año y una inédita en Düsseldorf, el evento continúa recogiendo historias de artistas, espectadores y profesionales.
Sin embargo, a pesar de todas las historias detrás de tal espectáculo, lo que pocas personas conocen es el tamaño de la planificación logística requerida para asegurar tal organización.
Solo en 2017 se construyeron ocho escenarios, con un total de 150 atracciones, cada una con sus especificidades y necesidades de infraestructura. Además, asegúrese de que suministrar alimentos y bebidas no es una tarea fácil. Heineken, responsable de toda la cerveza del evento, produjo un total de 650 mil litros de cerveza para los 7 días de ferias de 2017, lo que representa el 5% de la producción nacional del mes. En cuanto a la alimentación, Pepsico, responsable de los snacks Doritos, creó líneas de producción específicas (para producir 3 sabores promocionales) y dedicar un centro de distribución exclusivamente a Rock in Rio.
Otro número importante de la edición de 2017 se refiere a la cantidad de productos licenciados. En total, fueron 700 artículos de 35 marcas con el nombre del festival estampado, divididos en 9 categorías que van desde la higiene personal hasta la decoración. Sin embargo, aunque positivo para ambas marcas por los efectos publicitarios, pueden surgir algunas complicaciones logísticas debido a la variedad de artículos. Para Rock in Rio, la selección y mantenimiento de los productos licenciados debe contar con una evaluación rigurosa que garantice una planificación estratégica de la demanda, ya que el público objetivo debe estar mínimamente interesado en ambas marcas. En cuanto a la marca licenciada, la gestión operativa de la demanda debe planificarse cuidadosamente, teniendo en cuenta que el evento tiene un efecto finito de euforia en el público, por lo que cualquier exceso de stock puede significar un esfuerzo en vano, contabilizado como costes que no será revertida por el efecto del marketing del festival.
En cuanto al transporte y almacenamiento de materiales para espectáculos, desde la edición de 1991, Waiver Logistics, especialista en logística de eventos, es el socio logístico de los equipos de imagen y sonido de Rock in Rio, transportando la mayor parte de los equipos para artistas y participantes, además hasta acompañar a los que están de gira por América Latina. Además de la mayor parte del equipamiento necesario para la ambientación del festival, todo el equipamiento de imagen y sonido, incluidos los instrumentos de cada músico, deberá ser transportado por vía marítima o aérea, finalizando el trayecto por carretera hasta el lugar del evento.
Para los instrumentos musicales de los intérpretes, el almacenamiento es una consideración clave, no solo durante el transporte, sino también en el lugar y, a veces, incluso en el mismo escenario. Como prácticamente todos los instrumentos están fabricados con materiales sensibles a la temperatura y la humedad del aire, deben someterse a ajustes para garantizar su calidad y afinación. Para casos más extremos, como los instrumentos acústicos, la madera que conforma el instrumento puede rajarse, requiriendo que la madera se acostumbre lentamente a la temperatura del lugar hasta el momento del espectáculo.
Y como ningún festival está libre de incertidumbres, siempre existe la necesidad de una respuesta rápida y precisa. En 2017, la cantante Lady Gaga anunció, en la víspera de su concierto, que no podía asistir al evento. Inmediatamente, los organizadores contactaron a la banda Maroon 5, que en un principio solo participaría en Rock in Rio dos días después. A Modern Logistics fue contratado de inmediato para llevar a cabo el transporte de emergencia de la banda., necesitando solo 20 horas para realizar toda la operación. El show de la banda, que estaba de gira por Brasil y haciendo una presentación en Curitiba, terminó cerca de la medianoche, ya las 7:XNUMX am todo el cargamento ya estaba entregado al equipo de montaje del escenario.
Quizás ahora podamos empezar a ver no solo el Rock in Rio, sino todos los grandes eventos, con otros ojos. La fiesta empieza mucho antes de que se abran todas las puertas, y así como los artistas dan vida a los espectáculos, la logística es la base para que todo salga lo mejor posible.
Referencias:
Doritos: Nuevos sabores en Rock in Rio
Rock in Rio: Grandes números en el festival más grande del planeta
Rock in Rio: Fabricantes, restaurantes y supermercados enfrentan maratón
Moderno: Operación especial para equipos Maroon 5
Rock party cuesta R$ 200 millones y emplea 20 mil
BUENO, MARCOS JOSÉ CORRÊA et al. Rock in Rio 2011, Los Desafíos de la Logística y el Medio Ambiente.
