AUTOMATIZACIÓN EN ALMACÉN: DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE PROYECTOS EXITOSOS

En Brasil, el número de proyectos de automatización en el almacenamiento está aumentando, desde los más simples, que involucran solo sistemas de preparación de pedidos, pasando por transelevadores, hasta los más sofisticados donde cada operación tiene una mínima intervención humana. Además, decenas de proveedores de software de gestión de almacenes (SGA) ya están en el país, habiendo instalado sus productos en más de 400 empresas. Estamos, por tanto, siguiendo una tendencia natural de sofisticación en las operaciones de almacenaje, tendencia ya observada en países donde el reconocimiento de la importancia de la logística para la competitividad de las empresas es una realidad.

La implementación de sistemas automáticos, ya sea para el manejo de materiales o para la gestión de operaciones, es, de hecho, una reacción a las exigencias de un nuevo entorno empresarial, con clientes más exigentes y una competencia feroz, que lleva a las empresas, muchas veces, a implementar cambios radicales en sus estructuras de almacenamiento y distribución.

NUEVAS DEMANDAS EN ESTRUCTURAS DE ALMACENAMIENTO

Menos dispuestos a llevar inventario, los clientes buscan pedidos cada vez más pequeños y con mayor frecuencia, lo que obliga al inventario a retroceder en la cadena de suministro. Reducir el tamaño del pedido aumenta la demanda de las operaciones de picking, además de dificultarlas cuando se trabaja con pedidos de cajas rotas.

Las industrias han aumentado el número de SKU para apuntar a nichos de mercado específicos. Además, las variaciones en los tamaños de los envases con los que se comercializan los productos al por menor, aumentan la cantidad de artículos a controlar, procesar y manipular en los almacenes, lo que implica una disminución de la productividad, mayor necesidad de espacio y mayores costos administrativos.

Como están trabajando con niveles de inventario más bajos, los clientes exigen tiempos de respuesta más cortos de sus proveedores, lo que aumenta la presión por la agilidad en los centros de distribución, que ahora tienen menos tiempo entre la recepción del pedido y el envío en los muelles.

Además, debido a que trabajan con inventarios bajos, es muy probable que los pedidos recibidos incompletos o incorrectos generen escasez de productos y pérdidas de ventas, lo que hace que la tolerancia de los clientes a los errores del distribuidor sea prácticamente nula. Y como agravante, teniendo en cuenta que los pedidos son cada vez más pequeños y frecuentes, ¡el costo de corregir errores es mucho mayor!

Es claro, por tanto, que las instalaciones tradicionales de almacenamiento, que tienen procesos en papel, que operan con sistemas computacionales que corren en "batch" o que fueron diseñadas para maximizar el uso del espacio, no la eficiencia del flujo físico, tendrán una enorme dificultad para cumplir con estos nuevos requisitos (figura 2). En algunos casos será prácticamente imposible.

Estas conclusiones nos llevan a esperar una aceleración en el proceso de adopción de nuevas tecnologías para el almacenamiento, más aún en Brasil, que prácticamente está iniciando este movimiento.

COMPLEJIDAD Y RIESGO EN EL DESARROLLO DE PROYECTOS DE AUTOMATIZACIÓN

Los proyectos de automatización son complejos porque implican la integración de diversas tecnologías relacionadas con sistemas de gestión (WMS), mecanismos de captura y visualización de información como códigos de barras, terminales remotas, sistemas de radiofrecuencia y lectores, y equipos de manipulación, transporte y almacenamiento de materiales Dependiendo del grado de integración con clientes y proveedores, también pueden estar involucrados los sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI). Todo este conjunto debe operar con una unidad que funcionará mejor o peor dependiendo de su correcto dimensionamiento, los procedimientos de operación adoptados y la existencia de personal calificado y capacitado para aprovechar al máximo el potencial del sistema.

Las altas inversiones involucradas y el enorme esfuerzo requerido para su implementación requieren un enfoque extremadamente disciplinado para el desarrollo y ejecución de proyectos. Si bien esto es claro, es común que exista una desproporción entre los gastos incurridos en equipos y software y los gastos en tiempo y personal dedicados a las etapas previas de planificación en varios proyectos que se han llevado a cabo.

No es raro encontrar proyectos con inversiones del orden de millones de dólares que fracasan por falta de una adecuada planificación, impidiendo el logro de las metas establecidas. Por poner un ejemplo reciente, una empresa de retail que invirtió en una línea de picking automatizada en su centro de distribución, tuvo que continuar con su línea manual operando en paralelo debido a problemas de subdimensionamiento de las estaciones de trabajo automáticas. El objetivo inicial, que era aumentar la capacidad para atender una mayor demanda, se vio socavado, además de tener que soportar altos costos laborales, que deberían reducirse.

El proceso de adopción de nuevas tecnologías puede revolucionar la empresa o traer grandes quebraderos de cabeza: todo dependerá del enfoque que se utilice y de su adecuación al sistema en cuestión. Para minimizar los riesgos involucrados y maximizar el retorno de la inversión a realizar, se recomienda seguir un proceso estructurado de planificación e implementación. Eso es lo que cubriremos a continuación.

El desarrollo de un proyecto típico de automatización se puede dividir en tres fases principales (figura 3):

• La fase de preparación, que tiene como principales actividades la formalización de los objetivos del proyecto y la formación del equipo responsable de su planificación e implementación.
• La fase de definición, donde se crean nuevos procesos ya partir de ahí se define el software que dará soporte a la operación así como los equipos de manipulación y almacenamiento.
• Y finalmente, la fase de implementación, cuando se compran los elementos necesarios, se capacita al personal, se prueban los equipos y se ponen en funcionamiento.

FASE DE PREPARACIÓN

La fase de preparación comienza con la formación del equipo del proyecto, que debe estar compuesto por representantes de todas las áreas funcionales de la empresa afectadas por el proyecto. Inicialmente, solo podrá contar con personal de aquellas áreas directamente relacionadas, pero a medida que avance el proyecto, deberán participar otros miembros. El núcleo mínimo está compuesto por personal de distribución y almacenamiento, que debe tener conocimiento de todos los procesos vigentes y personal del área de sistemas de información, que debe asegurar la compatibilidad entre el proyecto de automatización y los sistemas de la empresa. Si el proyecto es grande, puede ser necesario nombrar un gerente, que trabaje exclusivamente para coordinar, monitorear y administrar las actividades. De lo contrario, uno de los miembros del equipo puede realizar esta tarea.

En las siguientes fases se detallará la funcionalidad del sistema de gestión de almacenes (WMS) y el sistema de manejo de materiales, que son los principales componentes de los proyectos de automatización. La especificación y evaluación de estos sistemas para su posterior selección requiere de conocimientos específicos, ya que implican nuevas tecnologías y la definición de nuevos procesos que aprovechan todo su potencial. Estos procesos pueden diferir considerablemente de las prácticas que se utilizan actualmente en el sistema de distribución actual y, probablemente, la empresa no cuenta con perfiles como este en su plantilla, lo que lleva a la necesidad de incorporar elementos externos para participar en el equipo.

Una de las ventajas de incorporar miembros externos es que aporta una nueva visión, libre de los paradigmas usados ​​y con una nueva perspectiva para la definición del nuevo sistema de almacenamiento y distribución. De hecho, es interesante tener un equilibrio en el equipo de proyecto entre miembros internos, con una visión profunda de los problemas y características del proceso actual y elementos externos.

Una de las fuentes de profesionales externos son consultores especialistas en sistemas de gestión y equipos de manejo de materiales que han trabajado con la implementación de proyectos en otras empresas. La segunda fuente son los proveedores de estos sistemas y equipos. En este caso, se trata de elegir proveedores en una etapa muy temprana del proyecto. Si bien esto es común, se debe tener cuidado para que no exista un sesgo hacia la adopción de la solución del proveedor y no la solución más adecuada para las necesidades de la empresa.

El siguiente paso después de definir el equipo del proyecto es definir y formalizar los objetivos del proyecto. Estos deben establecerse en términos concretos, basados ​​en metas cuantitativas (ver Figura 4). Este paso es necesario por tres razones básicas:

• En primer lugar, establece criterios de evaluación de proyectos. Su éxito se medirá por el grado de cumplimiento de las metas establecidas.
• En segundo lugar, deja claro al equipo ya la empresa lo que se debe lograr y el esfuerzo que se requerirá.
• En tercer lugar, define criterios muy objetivos sobre qué sistema elegir, poniendo el foco del proyecto en el rendimiento esperado y no en la tecnología en sí. Debe recordarse que la automatización en sí misma no es un objetivo.

El proyecto debe estar en sintonía con la estrategia logística de la empresa y, por tanto, con el papel estratégico del almacenamiento en el proceso logístico. Las metas a alcanzar deben estar alineadas con esta estrategia.

La etapa de preparación finaliza con la definición del alcance del proyecto, es decir, con la delimitación de lo que es y lo que no es parte del proyecto. Un problema habitual que se presenta es el crecimiento del proyecto por la incorporación de nuevas áreas de negocio o funciones no previstas anteriormente. Por lo tanto, establecer el alcance con precisión minimiza las posibilidades de retrasos, ya que permite un mejor dimensionamiento de los esfuerzos y la planificación de las actividades. Si bien generalmente se limita a la operación de almacenamiento, esto no quiere decir que el proyecto no deba incluir otras áreas relacionadas, como el procesamiento de pedidos, adquisiciones, cuentas por cobrar y por pagar, etc.

FASE DE DEFINICIÓN

La fase de definición comienza con la reevaluación de los procesos actuales para poder definir un nuevo proceso, que puede partir de una reestructuración completa o de una adaptación del actual a las nuevas posibilidades que ofrece la introducción de las nuevas tecnologías. Debe quedar claro que un proyecto de automatización no implica solo la implementación de nuevos equipos más rápidos o mayor capacidad de almacenamiento. Implica también, y principalmente, el diseño de una nueva forma de operación que debe aprovechar al máximo los equipos y software disponibles. Algunas empresas simplemente mecanizan los procesos manuales o adaptan el software de gestión a sus procesos actuales, lo que puede reducir significativamente los beneficios de la automatización.

Se debe documentar detalladamente la definición del nuevo proceso en el ambiente automatizado, a través de la descripción de sus reglas de operación, cómo se utilizará la información para realizar cada tarea y cómo serán los flujos físicos en cada área de la operación. El siguiente paso es definir los sistemas de gestión (WMS) y manejo de materiales que darán soporte al nuevo proceso. Si bien involucran conocimientos específicos y deben contar con equipos diferentes, la definición de estos dos componentes debe hacerse simultáneamente, ya que la forma en que uno opera influye en el otro.

A la hora de definir y evaluar equipos de manipulación automática, no se deben olvidar ni abandonar los procesos manuales. Pueden ser útiles, no para escalar el equipo de manipulación para picos de demanda, sino también para permitir que los sistemas manuales funcionen en estos eventos. Además, los sistemas automáticos tienen una relación inversa con la flexibilidad. Cuanto más automatizado esté, más difícil será atender pedidos con características especiales o atender situaciones de contingencia.

Como vimos anteriormente, los casos de tallas incorrectas no son raros. Cuando el subdimensionamiento implica bajo rendimiento y el sobredimensionamiento implica altos costos. Los sistemas automatizados de distribución y almacenamiento están altamente integrados, compuestos por funciones interdependientes e interactivas, lo que hace compleja la tarea de dimensionarlos. Una de las herramientas más útiles y ampliamente utilizadas en la actualidad para ayudar en esta tarea es la simulación por computadora, ya que permite examinar los procesos a implementar, anticipar los problemas que puedan presentarse y evaluar alternativas de solución para equipos de movimiento y almacenamiento de productos capaces de soportar los procesos. .previamente especificado

A través de la simulación se construyen modelos informáticos que representan la operación tal y como podría estructurarse (ver figura 5). Estos modelos pueden incluir detalles como el número de estaciones de trabajo, parámetros del equipo como velocidad de desplazamiento, espacio disponible para el almacenamiento y montaje de la carga y reglas de posicionamiento del producto. De hecho, pueden incluir tantos detalles como sean relevantes para evaluar el sistema. Otra fuente de error en los sistemas de dimensionamiento es el manejo de la demanda, los tiempos de operación, los tamaños de los pedidos, etc. a través de sus valores medios. De hecho, estos parámetros pueden tener una gran variabilidad, lo que tiene un gran impacto en el rendimiento del sistema. A través de la simulación se pueden tratar a través de sus distribuciones de probabilidad, aportando mayor realismo y precisión en la evaluación de alternativas.

http://www.autosim.com/Simulation/index.html

Actualmente, la oferta de sistemas de gestión de almacenamiento (WMS) satisface una gama relativamente amplia de necesidades. Salvo procesos muy peculiares de algunas empresas, una solución natural debería ser la adquisición del sistema y no el desarrollo en sí. Por tanto, una forma de acelerar esta fase es partir de los sistemas existentes en el mercado, solicitando información a los proveedores sobre las características de sus productos y valorando su adecuación a nuevos procesos. Como rara vez se cubrirán todas las necesidades, se debe considerar la posibilidad de adaptar el sistema del proveedor, lo que a su vez puede implicar altos costos de desarrollo. Entonces se hace necesario revisar los procesos previamente definidos y evaluar la posibilidad de modificaciones. La relación costo-beneficio de las dos alternativas dictará la decisión a tomar.

La fase de definición se completará cuando se hayan especificado y determinado los equipos de manipulación, hardware auxiliar, sistemas de gestión y los respectivos proveedores.

FASE DE IMPLEMENTACIÓN

La fase final de implementación se caracteriza por la necesidad de integrar y coordinar los esfuerzos de una amplia gama de elementos: personal interno, proveedores de WMS, proveedores de equipos de manejo y hardware auxiliar, y posiblemente empresas de infraestructura. Estos elementos participarán, cada uno en su respectiva área, en el detallado, adquisición y adecuación de los distintos elementos que componen el proyecto de automatización. El éxito de este esfuerzo coordinado depende en gran medida de un cronograma riguroso, donde todos saben exactamente el resultado esperado de sus actividades y cuándo deben completarse. En este cronograma de actividades, no deben olvidarse las actividades de prueba, preparación de manuales, capacitación y posiblemente la contratación de nuevos empleados.

Una de las etapas más críticas de la implementación es la conversión, es decir, la transición del sistema actual al sistema automatizado. Hay básicamente dos formas de realizar la conversión:

• Conversión total, donde todas las operaciones de almacenamiento como recepción, posicionamiento, almacenamiento, recolección y envío se instalan simultáneamente. Al ser de alto riesgo, se adopta esta opción cuando existen otros almacenes que pueden atender a los clientes en caso de averías, o cuando se realiza en un periodo de baja demanda, haciendo menos crítica la operación de cumplimiento de pedidos.
• Conversión escalonada parcial, donde las operaciones se instalan en diferentes momentos. Por ejemplo, puede instalar solo las operaciones de recepción y selección de productos al principio. Otra alternativa es instalar toda la operación, pero comenzando con una división de productos o clientes. Aunque los riesgos de esta alternativa son menores, el tiempo de conversión puede ser muy largo.

Debe preverse que después de la conversión, pueden surgir una gran cantidad de problemas y que la capacidad de procesamiento estará por debajo de la especificación. Pero a medida que el sistema se vuelve operativo, los errores tienden a disminuir y la capacidad tiende a alcanzar sus estándares normales. Sin embargo, es necesario tomar medidas de contingencia en estas fases, como aumentar los procedimientos de control de calidad y alertar a los clientes sobre cambios en el sistema.

El grado de tranquilidad y el nivel de errores en la implementación, así como el logro de las metas establecidas, son una medida inequívoca de la eficiencia de las etapas de planificación. De hecho, la base para el éxito de un proyecto de automatización de almacenes es una comprensión clara de lo que se debe hacer, cómo y cuándo hacerlo. El esfuerzo redoblado en la etapa de planificación se verá más que compensado en etapas futuras evitando retrasos y minimizando problemas.