La gestión de los procesos logísticos requiere de una revisión constante para reducir costos y optimizar las operaciones. Es necesario revisar procesos y alianzas con otros proveedores en busca de menores costos, mejores comunicaciones y niveles de servicio.
En este contexto, la licitación de transporte encaja como una acción importante para reajustar los contratos y las asociaciones. Es una forma de consultar el mercado y llegar a los operadores logísticos ideales para la operación logística de su empresa, reduciendo costos/tiempos, con el fin de satisfacer a sus clientes y demás socios.
Sin embargo, este proceso requiere cuidado y una gestión atenta. Este insight busca, en definitiva, traer algunos puntos de atención y consejos a tener en cuenta durante el complejo proceso de realización de una licitación.
Una oferta se puede dividir en cuatro fases principales: comprensión de la operación, creación del aviso, realización de la oferta y selección de ganadores. Cada paso es crucial para asegurar la elección de la solución logística más adecuada para la operación de la empresa y es importante entender que algunos de estos pasos pueden ocurrir en paralelo y no necesariamente dependen de la finalización del paso anterior.
- Entendiendo la operación
El paso inicial para realizar una licitación de transporte es comprender las operaciones actuales de la empresa. Una vez comprendido el panorama actual, es importante preguntarse si es el que será 'licitado/cotizado' o si ya existen cambios operativos que deben reflejarse en el pliego de condiciones. Esta comprensión es esencial para identificar necesidades específicas y áreas de mejora. Analizar la eficiencia, costo y capacidad de la operación existente en relación con la propuesta cotizada ayuda a definir los criterios para la selección de proveedores. Este conocimiento detallado permite a la empresa alinear sus expectativas y necesidades con los proveedores potenciales.
- Gestión de ofertas
La fase que llamamos realización de la oferta puede iniciarse en paralelo con la comprensión de la operación, considerando que la construcción de una lista larga y el envío de un cuestionario de interés no tienen como requisito previo el mapeo detallado de la operación de transporte.
Esta fase comienza con el envío de un cuestionario de interés a los socios potenciales, evaluando su capacidad y voluntad de participar. Este cuestionario le ayuda a filtrar proveedores que cumplen con los criterios básicos de capacidad y compatibilidad. Con esta lista ya filtrada, el envío de NDA para su firma sólo es necesario para un universo más reducido de operadores logísticos.
Durante esta fase, mantener una comunicación recurrente y transparente es fundamental, lo que puede resultar un desafío dado el gran volumen de datos y contactos involucrados en la licitación. Para lograrlo, es importante utilizar las plataformas y canales de comunicación adecuados para un proceso de licitación. También es esencial un cronograma claro y bien definido para la presentación de preguntas de los competidores, la presentación de propuestas y su revisión.
- Preparación del Aviso
La preparación del aviso es una fase crítica, ya que define los requisitos y expectativas del servicio de transporte a contratar. Proporcionar toda la información necesaria (como volumen de ruta, tamaño promedio de entrega, tiempo de entrega esperado, estacionalidad, entre otros) permite a los proveedores preparar propuestas competitivas y realistas. Además, es importante que quede muy claro cuál es el driver de precio de la tarifa a cubrir por los proveedores (R$/viaje, R$/entrega, R$/kg, entre otros).
Algunas consideraciones importantes en el proceso de construcción del aviso incluyen:
- Particularidades y Estandarización de los servicios logísticos: Asegurar claridad en las especificaciones técnicas y operativas para evitar ambigüedades. ¿El servicio cotizado incluye la carga y descarga del vehículo por parte del proveedor? Será necesario algún tipo de tratamiento de la carga (repalletizado, refilmado, entre otros). ¿Necesitará el proveedor programar la entrega con el cliente que recibirá la carga?
- Valores netos vs. Bruto: Especifique claramente la estructura de precios, distinguiendo entre flete neto y flete bruto, para garantizar que todos los competidores coticen bajo los mismos supuestos.
- Costos Adicionales (GRIS/ADV): Incluye tarifas como GRIS (Gestión de Riesgos) y ADV (Ad Valorem) para cubrir riesgos y seguros, asegurando precios realistas.
- Borrador de Contrato: Elaborar un borrador de contrato, cubriendo puntos como fecha límite de pago y canasta de ajuste, que protejan a ambas partes contra variaciones económicas.
- Selección de ganadores
La selección de los ganadores implica un análisis cuidadoso de las propuestas recibidas, considerando varios factores, como costos, plazos y capacidad de servicio. Es crucial decidir si contratar un transportista exclusivo o un grupo de transportistas, dependiendo del volumen de transporte y la flexibilidad requerida para la operación. Un operador dedicado puede ofrecer un servicio más personalizado y controlado, mientras que un grupo de operadores puede proporcionar mayor flexibilidad y capacidad de respuesta a las variaciones de la demanda.
Después de la selección, la implementación del servicio debe planificarse cuidadosamente. Este paso implica la coordinación entre la empresa y los proveedores elegidos para garantizar una transición fluida y eficiente. Durante las negociaciones con los finalistas, puede ser interesante realizar visitas presenciales a las operaciones, para conocer con más detalle las operaciones de los socios potenciales.
Conclusión
Realizar una licitación de transporte es un proceso complejo que requiere una planificación detallada y una comunicación clara en cada etapa. Siguiendo estos pasos, las empresas pueden asegurar la selección de los mejores socios logísticos, optimizando sus operaciones y reduciendo costos. A través de un análisis cuidadoso y una ejecución bien planificada, es posible lograr una operación logística eficiente y alineada con las necesidades estratégicas de la empresa.
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