Cómo controlar los gastos de transporte y la importancia del benchmarking

La representación de los costos de transporte en las grandes empresas brasileñas ronda el 60% del costo logístico. Esta alta participación del transporte en los costes hace que las empresas controlen periódicamente los importes de los fletes que pagan a sus terceros. Un KPI monitoreado de cerca es el gasto total en transporte, cantidad realizada versus cantidad presupuestada. Si este indicador inicia una tendencia creciente, se enciende la luz amarilla y la dirección se pregunta si los importes pagados están en línea con lo que practica el mercado.  

Una de las alternativas que muchas empresas adoptan en este momento es realizar un nuevo proceso de selección de transportistas regulares. Sin embargo, de nada sirve un excelente proceso y negociación con los transportistas si los demás costos de los servicios logísticos y los SLA no están bien alineados y no están considerados en el proyecto de ley. La consecuencia de esto es un contrato excelente por el precio del flete en sí, pero a final de mes se descubre que el valor total de la factura de transporte en su conjunto es superior a lo presupuestado.  

y ¿por qué sucede esto? La primera señal de que algo anda mal es un fuerte “No show”. Cuando el transportista señala que no tiene vehículo disponible para su empresa o simplemente no se presenta en el día y hora acordado, es porque, para él, el costo-beneficio de atender a la empresa ya no es tan atractivo.  

En este punto, la empresa contratante del flete se limita básicamente a dos opciones: contratar spot por un precio mayor o aceptar que habrá un retraso en la entrega. La mayoría de las veces la elección es la primera opción, por mucho que cueste, sea lo que sea es mejor que dejar al cliente en la estacada. Las estimaciones de ILOS indican que la contratación spot puede costar hasta un 25% más que el valor contratado, dependiendo de la época del año y del perfil de entrega.

Otro punto importante a mapear son los montos gastados en servicios de transporte logístico. Cuando hablamos de transporte de carga cerrado, algunos de estos servicios son: vehículo dedicado, paletizado y programación. Este último, de hecho, es cada vez más incorporado por los transportistas como algo que forma parte de la carga y, por tanto, no es un servicio adicional. Cuando el envío se fracciona, también se suelen aplicar otras tarifas, como tarifas de restricción de tránsito, tarifas de dificultad de entrega, tarifas de reenvío, tarifas de devolución, entre otras. 

Saber exactamente cuánto se gasta en estos servicios logísticos y, sobre todo, si tiene sentido gastarlo, es de suma importancia en las negociaciones sobre transporte. No es raro, en los proyectos que ILOS lleva a cabo para grandes empresas, encontrar entregas que salen con menos de 1 palet en vehículos exclusivos o empresas que pagan por la paletización en volúmenes inferiores a medio palet.  

También vale la pena prestar atención a si los costos que presentan los transportistas están dentro de lo que sería el costo estándar de operación. Valores muy por debajo del costo que debería costar tienden a ser insostenibles. Las excepciones, en general, son las rutas de carga de regreso, en las que la demanda de la ruta de ida es mucho mayor que la de la ruta de regreso. Luego, al poco de firmar el contrato, viene el transportista pidiendo un ajuste y ese ahorro que usted reportó internamente desaparece. 

El mundo ideal es cuando tu empresa, además de oferta y en caso de costar, se puede obtener información sobre los valores practicados por el mercado. Saber cuánto ha pagado el mercado por rutas y perfiles de entrega similares a los de su empresa aumenta su visibilidad y poder de negociación. 

Con estos tres datos en la mano, el gestor de cuentas de flete estará mejor informado y preparado, haciendo que la toma de decisiones y la negociación de flete sean más fáciles y asertivas.  

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