¿Cómo dimensionar el stock de seguridad?

Hace un par de años escribí un post sobre el cinco funciones de los inventarios, que es la función logística con la que más me identifico. Y entre las 5 cinco funciones de las acciones, la que más me fascina es la acción de seguridad. Esto se debe a que, mientras los otros cuatro son el resultado de variables y decisiones concretas y deterministas, el stock de seguridad se basa en probabilidades e incertidumbres, siendo el más complejo de dimensionar.

El dimensionamiento del stock de seguridad es resultado del nivel de incertidumbre de la operación y del nivel de servicio a entregar. A mayor incertidumbre y mayor disponibilidad deseada, mayor debe ser el stock de seguridad. Intuitivamente esta frase tiene mucho sentido, lo difícil es medir la incertidumbre, decidir el nivel de servicio óptimo y, en consecuencia, determinar el nivel ideal de stock de seguridad.

Las incertidumbres operativas se derivan básicamente de la demanda y la oferta, ya que estas son el resultado de la actuación de agentes externos a la empresa: clientes y proveedores, respectivamente. Para dimensionar el stock de seguridad necesario, es necesario entender muy bien el comportamiento de estas incertidumbres. Es necesario saber cómo se comporta la demanda en promedio, cómo es su variación, cuál es su estacionalidad, cuál es el nivel de precisión del pronóstico de la demanda, si existe algún tipo de sesgo en el pronóstico y cuál es la variación del error. Y no basta con un mapeo puntual, hay que hacerlo constantemente, ya que el comportamiento de la demanda cambia según los ciclos económicos, las estrategias de competencia, los lanzamientos de productos o servicios sustitutos, etc... También es necesario conocer el comportamiento de suministro a través de la tiempos de entrega demoras esperadas, frecuencias y magnitudes de las demoras, y variaciones en la cantidad o calidad recibida. Y todos estos comportamientos cambian cuando cambiamos de proveedor o modo de transporte, siendo variables importantes para la decisión de contratación.

El nivel de servicio ideal dependerá del posicionamiento de la empresa en el mercado, sus costos de exceso de inventario y sus costos de escasez. Cuanto más costoso sea para la empresa perder ventas debido a desabastecimientos, mayor será el nivel de servicio que querrá brindar a su cliente. Empresas con colocaciones premium: la participación de mercado y los márgenes grandes tienden a brindar niveles de servicio más altos porque la pérdida de ventas para ellos resulta en un gran costo de escasez. El coste de la falta puede ser la pérdida de margen del producto, la pérdida de imagen de la empresa, la pérdida de cuota de mercado, multa contractual por indisponibilidad del producto, entre otros. El costo del exceso representa el costo del capital colocado en el inventario, el costo de perder productos debido a la caducidad o la obsolescencia, y el costo de mover y almacenar el producto. Cuando estos costos son muy relevantes o si la empresa tiene un margen pequeño y busca minimizar sus costos operativos, el nivel de servicio ideal tiende a ser más bajo, ya que mantener una alta disponibilidad a través del stock de seguridad puede resultar costoso. La figura 1 ilustra las variables que influyen en el nivel óptimo de stock de seguridad.

Figura 1: Variables que impactan en el dimensionamiento del stock de seguridad

Figura 1: Variables que impactan en el dimensionamiento del stock de seguridad

Fuente: OIT

Es posible llegar al nivel ideal de stock de seguridad mediante simulación o mediante fórmulas deterministas. La simulación replica el comportamiento de las incertidumbres en un entorno controlado. En este caso, las variables de entrada de la simulación serían los comportamientos de las incertidumbres (demanda real, error de previsión, tiempo de espera, retrasos, entre otros) y costes de escasez (margen de producto, imagen, cuota de mercado o multas contractuales) y costes de exceso (coste de capital, coste de almacenamiento o coste de pérdida). Esto le permite experimentar con diferentes niveles de existencias de seguridad en un contexto que imita un sistema real y observar los resultados en términos de costo, nivel de existencias y nivel de servicio para decidir cuánto mantener en existencias.

Los modelos deterministas, por su parte, parten de la premisa de que las variables de incertidumbre tienen una variación conocida que sigue algún tipo de distribución, normalmente la distribución normal. Así, con base en la desviación estándar de la demanda o el error de pronóstico y el tiempo de espera, es posible dimensionar el stock de seguridad para un determinado porcentaje de no rotura deseado. Los modelos deterministas son fáciles de aplicar, donde los parámetros se pueden encontrar a partir de una ecuación, sin embargo, pueden no ser aplicables en sistemas altamente complejos, ya que requieren simplificaciones del sistema real.

El mercado ya ofrece una serie de herramientas que miden los niveles ideales de stock de seguridad para cada producto o proveedor en base al comportamiento histórico de las incertidumbres y los costos actuales de la empresa. Sin embargo, es importante entender las variables que impactan en este dimensionamiento y el efecto de este impacto, ya que cualquier cambio en la variación de la demanda, tiempo de respuesta del proveedor, error de pronóstico o confiabilidad del reabastecimiento puede tener impactos significativos en la disponibilidad o niveles necesarios de stock de seguridad, siendo una función de la empresa con gran potencial de oportunidades para mejores resultados.

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Fontes:

'https://ilos.com.br/web/gerenciando-incertezas-no-planejamento-logistico-o-papel-do-estoque-de-seguranca/

'https://ilos.com.br/web/as-cinco-funcoes-dos-estoques/