- ¿QUÉ ES LA ACTIVIDAD DE PICKING Y POR QUÉ ES IMPORTANTE?
Para comprender la actividad de picking (separación y preparación de pedidos) es importante presentar su inserción entre las principales actividades de almacenamiento. De forma sencilla, todos los tipos de almacenes tienen las siguientes funciones (Figura 1):
- recepción de productos
- Almacenamiento de productos hasta que sea necesario
- recogida de productos según pedidos de clientes
- preparación de productos para la entrega al cliente.
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La actividad de recolección se puede definir como la actividad responsable de recolectar la mezcla correcta de productos, en sus cantidades correctas del área de almacenamiento para satisfacer las necesidades del consumidor. De esta forma, nos estaremos centrando en la actividad de preparación de pedidos, conocida como preparación de pedidos, o simplemente preparación de pedidos, como nos referiremos a ella a partir de ahora.
Dicha actividad dentro de un almacén se considera como una de las más críticas. Dependiendo del tipo de almacén, del 30% al 40% del costo de mano de obra está asociado a la actividad de recolección. Unido al costo, el tiempo de esta actividad influye sustancialmente en el tiempo del ciclo del pedido, es decir, el tiempo entre la recepción del pedido de un cliente y la correcta entrega de los productos.
El progresivo aumento de las necesidades (y demandas) de los consumidores y la competencia ha traído varias consecuencias para la actividad de almacenamiento. Tales consecuencias se pueden traducir en tendencias generales que se pueden observar en diferentes sectores:
- Perfilar la cantidad de SKU: el aumento de los requisitos de los clientes ha aumentado la cantidad de productos con los que las empresas están trabajando actualmente
- Mayor Número de Pedidos: los clientes comenzaron a trabajar cada vez más en filosofías de reabastecimiento continuo, con el objetivo de reducir sus niveles de stock. Cantidades de lotes más pequeñas implican un aumento en el número de pedidos a lo largo del tiempo
- Concentración en Grandes Almacenes: el paradigma de la presencia local empieza a desaparecer. Las empresas están comenzando a adoptar una operación con menor número de almacenes y puntos de venta, concentrando inventarios y obteniendo reducciones de costos con la consolidación de carga.
- Entrega al día siguiente: con una demanda cada vez mayor de plazos de entrega más cortos para los clientes.
Además de estas tendencias, las empresas se dieron cuenta de la importancia de utilizar el servicio como un diferencial de valor agregado en sus productos. La calidad del producto se convierte en un requisito previo y servicios como la entrega a domicilio y la venta por Internet han aumentado el nivel de demanda y la productividad de las actividades de almacenamiento y transporte.
De esta forma, la actividad de picking debe ser flexible para asegurar una operación dentro de las necesidades determinadas por el cliente, utilizando sistemas de control y seguimiento que respalden los niveles de servicio y calidad diagnosticados.
- ¿QUÉ PRINCIPIOS DEBO UTILIZAR PARA MEJORAR EL SISTEMA DE PICKING?
Independientemente del tamaño, el volumen, los tipos de inventario, las necesidades del cliente y los tipos de sistemas de control en la operación del almacén, existen ciertos principios que se aplican bien a cualquier actividad de recolección.
Estos son principios que deben guiar el posicionamiento de los productos dentro del área de almacenamiento y el flujo de información y documentos.
- Priorizar productos de alto volumen
El primer paso es identificar los productos con mayor rotación. En la mayoría de los casos se observará que un pequeño grupo de productos corresponde a gran parte del movimiento en un almacén. Es la conocida Ley de Pareto, donde el 20% de los productos corresponden al 80% de las transacciones. Se consideran productos de alto volumen. Cerca del 55% de los productos corresponden al 95% del volumen manejado. Este 35% de los productos se consideran de volumen medio. El 45% restante de los productos se consideran productos de bajo volumen, lo que corresponde aproximadamente al 5% del volumen total manejado.
Los productos con mayor rotación deben estar en posiciones de más fácil acceso para los operadores y más fácil de reabastecer. Esta idea guía fuertemente la disposición física de los productos en el almacén. Podemos presentar un diseño básico desarrollado de acuerdo con la rotación del producto (Figura 2).
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El objetivo es priorizar la minimización de la distancia entre el operario que realiza la recogida y los productos a recoger. Así, los productos de mayor rotación deben colocarse en la región más cercana a la actividad de separación (1). Los tapetes (7) eliminan el movimiento al recibir la lista de productos y enviarlos a despacho. Interesante reservar una zona (2) para el almacenaje y recogida de productos de pequeño y gran volumen. Se debe planificar un área de recepción de (3) productos que alimentarán a las regiones (1) y (2). Asimismo, se debe dimensionar una zona de expedición (4) con suficientes filas para evitar acumulaciones o colas en la línea de picking. Las alfombras que llevan pedidos completos desde el área de recolección hasta el área de envío (5) deben tener una altura alta para aprovechar el espacio en el piso. En la región (6) tenemos todos los productos de pequeño y mediano volumen, almacenados en tarimas. Este es un ejemplo muy genérico, pero la filosofía es aplicable en muchos casos.
- Uso de documentación clara y fácil de operar
Un documento de recogida debe proporcionar instrucciones específicas para el operador con el fin de facilitar la actividad de recogida de productos. Solo debe contener la información relevante: ubicación del producto, descripción y cantidad requerida. Además, dicha información debe estar resaltada en el documento, con el fin de facilitar la lectura. Una mayor preocupación con la elaboración de esta documentación reduce el tiempo de lectura y búsqueda de productos por parte del operario, reduciendo el tiempo de actividad.
- Organizar pedidos según configuraciones físicas
Es necesario que cada pedido enviado al área de picking esté configurado de acuerdo a las restricciones de ubicación del producto. Es decir, en la etapa de generación del documento de picking, los listados deben ser “ensamblados” para reducir el movimiento del operador, además de observar la proximidad de los productos.
- Mantener un sistema eficiente de localización de productos.
Un sistema de preparación de pedidos eficiente necesita un sistema de localización de productos muy preciso. Con la estandarización de direcciones para la localización de productos y el uso de tecnologías que agilizan la identificación de una posición, es posible reducir el tiempo de búsqueda de un producto a fracciones de segundo, agilizando la actividad de preparación de pedidos.
- El operador debe ser evaluado por errores.
Para evitar errores en el picking de pedidos (productos incorrectos o cantidades incorrectas de productos) se debe evaluar al operario para el correcto picking de los pedidos. Se debe medir su desempeño y analizar cualquier desviación de un objetivo aceptable, identificando si la causa está en el sistema o en el operador.
- Evite contar productos durante la recolección
El conteo de productos aumenta sustancialmente el tiempo de preparación de pedidos. Dicha actividad se puede evitar con soluciones simples como las soluciones de embalaje. Por ejemplo, si un operario necesita separar 1000 unidades de un determinado producto, si dicho producto estuviera agrupado en packs de 100 unidades, esto facilitaría su trabajo. Además, ayudaría a eliminar errores en la separación.
- Eliminación de documentos en papel.
Cualquier documento en papel toma demasiado tiempo en la actividad de recolección. La información escrita debe leerse, interpretarse y, a veces, compararse con algún sistema de control, lo que generalmente genera errores. Hay tecnologías que se están volviendo cada vez más accesibles, reduciendo e incluso eliminando el flujo de papel, incluyendo lectores de códigos de barras, sistemas de reconocimiento de voz y terminales de radiofrecuencia.
Tales filosofías guían la planificación de la actividad de recolección. Sin embargo, se pueden utilizar varias tecnologías y estrategias y planificar una actividad de recolección no es una tarea sencilla.
- ¿CÓMO ORGANIZO MI ACTIVIDAD DE PICKING?
La actividad de preparación de pedidos es intensiva en el movimiento de materiales. Según el tipo de almacén, alrededor del 30% al 40% de su coste está directamente asociado a la preparación de pedidos.
Esto se debe a que el número de trabajadores y el tiempo asociado a esta actividad son mayores que en otras actividades de almacenamiento. A través de estudios de sistemas de preparación de pedidos más típicos, donde tenemos un gran uso de documentos en papel y operaciones de desplazamiento y recogida de productos, tenemos información sobre cómo se dedica el tiempo del operador a esta actividad.
A través de la Gráfica 1, observamos que la mayor parte del tiempo que dedican los operarios se está desplazando para recoger y colocar productos en la línea de picking. En otras palabras, un objetivo fundamental para una buena productividad de un sistema de preparación de pedidos es la minimización de los tiempos de desplazamiento o movimiento.
La forma en que organizamos la estrategia de picking está directamente asociada al tiempo de manipulación. Por estrategia de picking entendemos cómo organizamos el proceso de preparación de pedidos, planificando el número de operarios por pedido, el número de productos diferentes recogidos en cada recogida y los periodos de programación o agrupación de pedidos durante un turno.
Las soluciones tecnológicas de almacenamiento como Carruseles, minicargas, sistemas AS/RS (Automatic Storage and Retrieval Systems) y WMS son combinaciones de equipos y sistemas de control que mueven, almacenan y recolectan productos con alta precisión, exactitud y velocidad, dependiendo del grado de automatización Dichos sistemas también reducen el tiempo de movimiento del operador, ya que tiene como objetivo traer los productos específicos en el momento de la separación, además de reducir el tiempo de conteo.
Equipos como códigos de barras, lectores ópticos, reducen el tiempo de búsqueda y documentación.
Entraremos en detalle únicamente en las estrategias de organización del picking, ya que este es el paso inicial en la planificación de un sistema, dejando soluciones tecnológicas alternativas para una futura publicación. Generalmente, durante la planificación de un sistema de picking, las consideraciones sobre las estrategias de picking son poco evaluadas o descuidadas, comenzando directamente con la adopción de tecnologías y paquetes de soluciones. Dependiendo del tipo de proceso de la empresa, esto puede llevar a una inversión en equipos y sistemas innecesarios, lo que sólo podría solucionarse con un cambio en las estrategias de organización de los operadores.
- ¿CUÁLES SON LAS ESTRATEGIAS PARA ORGANIZAR LA ACTIVIDAD DE PICKING?
Existen 4 procedimientos básicos para organizar el picking. Estos 4 procedimientos se caracterizan como procedimientos “puros”. Generalmente, lo que se observa es una composición o mezcla de diferentes estrategias, generando estrategias mixtas de organización del picking.
Básicamente, a la hora de definir qué estrategia utilizar, es necesario responder a las siguientes preguntas:
- Operadores por pedido: ¿Cuántos operadores se deben asignar para completar un solo pedido? ¿Cada pedido es trabajado por un solo operador, o tendremos varios operadores trabajando en el mismo pedido?
- Productos por pedido: ¿debería el operador elegir un producto a la vez de la lista de pedidos o elegir varios productos en una sola selección?
- Períodos de programación: ¿Cuántas ventanas de cumplimiento de pedidos se deben realizar en un turno? ¿Es necesario conciliar el picking con otras actividades como la recepción de productos y el envío?
A continuación describimos los 4 procedimientos básicos de la actividad de picking:
4.1. Recogida discreta
En este procedimiento, cada operador es responsable de un pedido a la vez y toma solo un producto a la vez. Solo hay una ventana de programación por turno. Este tipo de organización tiene una serie de ventajas, principalmente porque es la más sencilla, adaptándose perfectamente cuando toda la documentación está en papel. Se reduce el riesgo de errores en la actividad, ya que solo existe un documento por cada pedido de preparación de productos. Sin embargo, es el procedimiento menos productivo, ya que el operario debe completar toda la orden de preparación, el tiempo de desplazamiento es mucho mayor que en otros procedimientos. Solo hay un período para programar la actividad de recolección.
Podemos entender las diferentes estrategias de picking a través de ejemplos sencillos. Siguiendo la siguiente figura, supongamos que la actividad de preparación de pedidos está trabajando con solo 4 productos (P1, P2, P3 y P4). La línea de picking cuenta con 3 operarios dedicados íntegramente a esta actividad. Entonces tenemos 3 pedidos llegando, compuestos por una mezcla y cantidad de diferentes productos.
En la estrategia de recolección discreta, el primer operador recogería el primer pedido (Pedido 1). Entonces sería responsable de iniciar y completar el picking de todos los productos contenidos en ese pedido. Seleccionaría 10 cantidades del primer producto, 20 del segundo y 5 del tercero, colocándolas en la caja para la siguiente operación. A su vez, el segundo operario se encargaría del segundo pedido, recogiendo los productos 1, 3 y 4 en sus respectivas cantidades (uno a la vez). Del mismo modo, el tercer operador sería el responsable del tercer pedido.
Es importante tener en cuenta que cada pedido es iniciado y completado por un solo operador y que solo se selecciona un producto a la vez. El primer operador en terminar su trabajo, que en el ejemplo sería el tercer operador, tomaría la siguiente orden (Orden 4, no se muestra).
4.2. Recogida por zona
En esta forma de organización, las áreas de almacenamiento se dividen en zonas. Cada zona tiene ciertos productos. Cada operador de la actividad de picking está relacionado con una de estas zonas.
Cuando llega un pedido, cada operario toma todas las líneas de producto relacionadas con ese pedido que forman parte de su zona de trabajo. Si el pedido está completo, se puede enviar. En caso contrario, pasará a la siguiente zona de picking y el siguiente operario colocará los productos necesarios.
Este tipo de procedimiento es más utilizado cuando existen diferencias de productividad entre trabajadores o diferencias en equipos/tecnología utilizados en el área de picking. Con esto se van determinando las zonas de picking de tal forma hasta obtener un balance de la carga de trabajo entre las zonas. Solo hay un período para programar la actividad de recolección.
Volviendo a nuestro ejemplo, cada operador estaría asignado a una determinada zona. El primer operario se encargaría de recoger los productos 3 y 4. El operario 2 del producto 2, mientras que el último operario se encargaría del producto 1.
Cuando llega el primer pedido a la línea de picking, el operador 3 recogería 10 unidades del producto 1. Luego, el operador 2 recogería 20 unidades del producto 2. Finalmente, el primer operador recogería 5 unidades del producto 3. El primer pedido sería entonces completo y sería enviado a la siguiente actividad. Observamos que en este caso, los 3 operadores trabajaron para completar un pedido.
Además, tras haber recogido las 10 unidades del producto 1, el tercer operario ya empezaría a trabajar en el segundo pedido, mientras que en paralelo los otros dos operarios estarían completando el pedido 1.
Como se ha comentado anteriormente, es una estrategia ideal cuando disponemos de diferentes tecnologías o cuando la productividad de los operarios no es homogénea. En nuestro ejemplo, el operador 1 es el más productivo, teniendo 2 productos en su zona de picking. Con esto, tenemos un aumento de la productividad en comparación con la estrategia anterior, pero la operación es un poco más compleja.
4.3. Picking por lote
En el procedimiento anterior se recogen diferentes productos para completar un pedido a la vez. En el picking por lotes, el procedimiento es diferente: el operario espera a que se acumule un determinado número de pedidos. A continuación, se observan los productos comunes a varios pedidos.
Cuando el operador realiza el cobro, toma la suma de las cantidades de cada producto, necesarias para cumplir con todos los pedidos. A continuación, distribuye las cantidades recogidas a cada pedido.
Al trabajar con varios pedidos por colección, este tipo de trámite tiene una ganancia de productividad en relación a los demás. Sin embargo, se indica solo cuando los productos se recolectan en su mayoría en cantidades fraccionadas (no en cajas), y cuando los pedidos tienen pocos productos diferentes (1 a 4) y volúmenes pequeños. La ganancia de productividad se debe a la reducción del tiempo de tránsito de los operadores. Un punto negativo de este procedimiento es su mayor complejidad y la necesidad de utilizar medidas severas para minimizar el riesgo de errores. Dichas mediciones se pueden realizar utilizando las soluciones tecnológicas actuales. Nuevamente, solo tenemos un período para programar la actividad de recolección.
En nuestro ejemplo, los pedidos se agruparían en lotes. Por ejemplo, los pedidos 1 y 3 se agruparían en un lote. El primer operador manejaría exclusivamente estos dos pedidos. Luego recogería 10 unidades del producto 1, 40 unidades del producto 2 y 20 unidades del producto 3, es decir, la suma de las unidades de productos en los pedidos 1 y 3. Los otros dos operadores se encargarían de otros lotes de pedidos. .
En el picking por lotes, un pedido es procesado por un solo operador y se seleccionan diferentes productos en cada recolección. Esto acelera la productividad, pero como mencionamos, solo es adecuado para configuraciones con pocos productos.
4.4. Selección por onda
Este método es similar al picking discreto. Es decir, cada operador es responsable de un tipo de producto a la vez. La diferencia está en programar un cierto número de pedidos a lo largo del turno. Generalmente, este tipo de procedimiento se utiliza para coordinar las funciones de preparación y despacho de pedidos.
Además de las estrategias presentadas anteriormente, tenemos combinaciones entre estrategias puras.
La estrategia de picking zona-lote, por ejemplo, es la estrategia zonal, donde cada operario es responsable de una determinada cantidad de productos, y donde los pedidos se agrupan por lotes.
En la siguiente matriz podemos resumir las diferentes estrategias de actividad de picking, las consideradas puras y las consideradas mixtas.
Una estrategia de organización de recolección más reciente e innovadora se llama brigadas de cubos. Desarrollada por profesores de Georgia Tech, se diferencia de las anteriores por ser una estrategia que ajusta automáticamente el sistema
- BRIGADAS DE CUBO – UNA NUEVA ESTRATEGIA AUTOEQUILIBRABLE
La estrategia de "Brigadas de cubos" se ha utilizado en las líneas de producción por su funcionalidad de autoequilibrio. Algunas empresas que han utilizado esta estrategia:
- McGraw-Hill: actividad de picking en sus Centros de Distribución
- The MusicLand Group: actividad de selección
- Time Warner Trade Publishing/Little, Brown: actividad de recolección
- Distribución Bantam-Doubleday-Dell: actividad de recolección
- Harcourt-Brace: actividad de recolección
- Blockbuster Music: actividad de selección
- Metro: aplicó la estrategia al armado de sándwiches
- Mitsubishi Consumer Electronics America: montaje de televisores y embalaje de teléfonos móviles
- Revco Drug Stores, Inc.: Logró un aumento de productividad del 34 % en la actividad de preparación de pedidos con la implementación
- Readers Digest: logró un aumento del 8% en la productividad de recolección y una reducción del 35% en la recolección y los errores de recolección.
Una de las principales dificultades a la hora de elegir la estrategia de picking a adoptar es la necesidad de equilibrar la línea, de modo que ningún operario o equipo se sobrecargue y la línea de producción tenga su máxima capacidad. Estos ajustes deben realizarse periódicamente y utilizando la información más reciente y precisa disponible.
Una gran promesa de esta nueva estrategia es el hecho de que se equilibra a sí misma. Es decir, al aumentar o disminuir la tasa de pedidos, el sistema se organiza de tal manera que se produce un autoajuste, sin aumentar ni disminuir la ocupación de los operadores.
Podemos entender cómo funciona esta estrategia a través de la Figura 6. Supongamos que el sistema tiene 3 operadores. Los operarios trabajan con discreción, es decir, no hay zonas ni lotes de pedidos. El operario al final de la línea (3) es más productivo que el segundo operario (2) quien por lo tanto es más productivo que el primer operario (1). Por más productivo, nos referimos a que el operador realiza el mismo movimiento u operación en menos tiempo.
La estrategia comienza con el operador 3 procesando la primera solicitud, el operador 2 la segunda solicitud y el operador 1 procesando la tercera solicitud. Hay otras solicitudes en la cola que esperan ser procesadas, como se muestra en el marco 1 de la Figura 6.
Luego, el operador 3 termina de completar una solicitud (tabla 2, Figura 6). En ese momento hay una reasignación del trabajo de cada operario (Cuadros 3 y 4, Figura 6). El Operador 3 toma el pedido en el que estaba trabajando el Operador 2. El operador 2 toma el pedido en el que estaba trabajando el operador 1 y el operador 1 toma un nuevo pedido que estaba en la cola.
Cuando el operador 3 completa la recolección de productos para este pedido, el proceso se reinicia.
A pesar de parecer una estrategia aparentemente sencilla, requiere una rigurosa coordinación entre los operarios, un estudio previo de la productividad de cada uno y preparación de pedidos según la configuración física de las estanterías. Sin embargo, está matemáticamente probado que esta estrategia de organización del trabajo hace que los trabajadores graviten hacia la división óptima del trabajo, eliminando la actividad de balanceo y planificación.
Entonces podemos señalar los siguientes como los principales beneficios de usar la estrategia de Bucket Brigades:
- Reducción de la necesidad de planificación y administración, ya que hace que la línea sea autoequilibrada
- El proceso se vuelve más ágil y flexible mediante el autoajuste
- Incremento de unidades procesadas, además de la tendencia de óptima división del trabajo
- Reducción del trabajo secundario y aumento de la calidad al reducir el trabajo en proceso
- ¿CÓMO ELEGIR ENTRE DIFERENTES ESTRATEGIAS Y EQUIPOS?
Además de las estrategias de picking, existe una gran cantidad de soluciones tecnológicas que se pueden utilizar en las funciones de almacenamiento. El tema es tan extenso que no se pudo cubrir completamente en este texto introductorio. En términos generales, los administradores deben elegir entre diferentes soluciones para cada una de las siguientes dimensiones:
- Estrategias de selección (presentadas en este material)
- equipo de almacenamiento
- manipulando el equipo
- Sistemas de control (WMS)
Elegir entre una gama de opciones dentro de cada dimensión no es una tarea fácil. Las soluciones a menudo combinan sistemas tradicionales con sistemas automatizados de última generación. Es necesario crear equipos de proyecto con todas las áreas involucradas, ya que la actividad de preparación de pedidos es central para las actividades de procesamiento y almacenamiento de pedidos. Juntos, se deben definir las necesidades del sistema para servir a los consumidores y los objetivos. A continuación, se deben evaluar las alternativas.
Entonces, ¿cómo eliges entre diferentes estrategias y equipos? Una herramienta muy útil para este tipo de problemas es el uso de la simulación para evaluar diferentes alternativas para el sistema de preparación de pedidos planificado. Las siguientes figuras muestran algunos modelos de simulación de la actividad de picking.
Después de diseñar las alternativas a adoptar, se pueden crear modelos computacionales teniendo en cuenta diferentes niveles de detalle, tales como:
- perfil de pedido
- número de productos
- turnos de trabajo
- número de operadores
- número de recursos (carretillas elevadoras, transelevadores, transportadores, etc.)
- estrategias de selección
- tiempos de actividad
- etc.
Un modelo computacional es una representación estadísticamente válida de un sistema real. De esta forma, podemos variar varios parámetros y observar cómo se comporta la alternativa en cuanto a:
- utilización de la capacidad de los operadores
- utilización de recursos
- preparación de pedidos y tiempo de preparación
- número de pedidos recogidos por día
- etc.
A través del modelo computacional, es posible medir financieramente el costo de cada alternativa, observando si el costo es compatible con el desempeño deseado del sistema.
Una de las ventajas de su uso es evitar la compra anticipada de equipos o la contratación de recursos, ya que todas las alternativas se pueden modelar y probar “virtualmente”.
- CONCLUSIÓN
Podemos ver que la actividad de recolección es una actividad crítica en el almacenamiento. Esto se debe a la necesidad de trabajo manual y movimiento intensivo de materiales ya las crecientes demandas del mercado por la reducción del tiempo de ciclo.
Para la planificación de un sistema de picking, además de los equipos y sistemas que intervienen en el almacenaje, es necesario definir una estrategia de recogida y separación de productos con el fin de cumplir con los requisitos de productividad y flexibilidad de la línea.
Hay 4 estrategias básicas que se pueden combinar. Además, observamos una de las estrategias más recientes e innovadoras que elimina la necesidad de equilibrar los recursos involucrados en las actividades.
Finalmente, destacamos la dificultad de elegir la mejor estrategia y la mejor combinación entre soluciones de almacenamiento y sistemas. Presentamos la simulación como una herramienta útil para probar diferentes soluciones alternativas para el picking.
- Referencias
- “Manual de operaciones y distribución de almacenes”, David E. Mulcahy, McGraw-Hill
- “Manual de automatización de almacenes y distribución”, Adams, Firth, Brown & Misenheimer, McGraw-Hill
- Brigadas de cangilones: http://homer.isye.gatech.edu/people/faculty/John_Bartholdi/bucket-brigades.html
