FACTORES CRÍTICOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS MRP II

El objetivo principal de este artículo es describir los diez factores críticos de éxito más importantes involucrados en la implementación de MRP II, proporcionando una justificación teórica detrás de cada factor examinado. La comprensión de estos factores ayudará a las empresas a implementar MRP y les permitirá mejorar aún más sus sistemas.

Palabras llave: Gestión del Cambio; Factores críticos del éxito; Implementación; MRP II

INTRODUCCIÓN

MRP II es una filosofía de gestión de toda la organización que hace que sus procesos de fabricación y distribución sean más eficientes y efectivos a través de la reducción de inventario, la planificación del suministro y el análisis de la demanda. Contrariamente a lo que dice el sentido común, MRP II es mucho más que un simple paquete computacional, que exige involucramiento y compromiso de todos los miembros de la organización.

Durante la implementación de un sistema MRP II, se enfrentan algunas barreras a los cambios que esta implementación proporciona. Esto puede determinar el éxito o el fracaso del nuevo sistema de gestión. En este trabajo trataremos la gestión del cambio y sus factores críticos de éxito a partir de experiencias comprobadas en varias empresas.

1. FACTORES CRÍTICOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE CAMBIOS

La implementación de un sistema MRP II no siempre es una tarea fácil que involucra, en general, una curva de aprendizaje de hasta 24 meses (Ang et al., 1995). La literatura apunta a una tasa de éxito (clase A según la clasificación de la consultora norteamericana Oliver Wight) en las implantaciones de tan solo el 25%. En esta etapa, la empresa puede ejecutar simulaciones hipotéticas, con el sistema MRP proporcionando una mejor comprensión de las interrelaciones de actividades como ventas, finanzas, producción y suministro.

Para que una empresa alcance este nivel, debe superar varios factores críticos que son una combinación de varios aspectos técnicos y humanos, a saber:

1. Apoyo de la alta dirección
2. Definición clara de metas y objetivos.
3. Cooperación y comunicación interdepartamental
4. Visibilidad de implementación
5. entrenamiento y educación
6. Personal comprometido y motivado
7. Conocimiento de los principios de MRP II por parte del sector comercial
8. Adaptación de hardware y software.
9. Exactitud e integridad de los datos
10. Experiencia en Tecnologías de la Información

1.1 Apoyo de la alta dirección

Se debe comprometer la creación de un comité de dirección para la implementación del sistema, el cual debe designar un líder para el proyecto. Su elección debe tener en cuenta los siguientes aspectos (Habeck et al., 1996):

• Experiencia en posiciones de liderazgo en varios departamentos de la organización como Producción, Compras y Ventas.
• Alta credibilidad en toda la organización.

Además de elegir al líder del proyecto, la alta dirección también debe asumir las siguientes responsabilidades:

• Convocar reuniones periódicas para evaluar el equipo del proyecto.
• Decisión de destinar grandes recursos económicos.
• Establecimiento del cronograma completo para el establecimiento del proyecto.

1.2 Definición clara de metas y objetivos

Las metas y objetivos a alcanzar con la implementación del MRP II deben ser ampliamente difundidos en toda la organización. Esto evita que se establezca una visión distorsionada de lo que representa este nuevo sistema, además de permitir una mejor toma de decisiones respecto a los aspectos técnicos del sistema en cuanto a software y hardware.

1.3 Comunicación y coordinación interdepartamental

Fundamental para evitar los conflictos que surgen, sobre todo, por la falta de coordinación y canales de comunicación entre los distintos departamentos de la organización, impidiendo el flujo de información necesaria para la construcción de datos de suma relevancia para el sistema MRP II, como son previsión de ventas y planificación de la producción.

1.4 Visibilidad de implementación

Brindar una visión clara de los cambios que significa un sistema MRP II y dar a conocer todos los pasos de implementación a los miembros de la organización evita sorpresas y permite la apariencia de una discusión global sobre los cambios.

1.5 Formación y educación

Según Corrêa, dos de los principales factores responsables del éxito de las implementaciones, la capacitación y la educación deben alcanzar “al menos el 80% de todos los componentes de la organización” (Habeck, 1996) al menos en la fase inicial de implementación. Los involucrados no solo deben comprender la parte del sistema con la que estarán en contacto, sino también la lógica general del sistema para que comprendan la importancia de factores como: la entrada precisa de datos y la actualización de los sistemas en tiempo real.

Se debe crear un ambiente de “reunión de negocios” donde existan agendas, objetivos y registros de hechos, ayudando a crear equipos de trabajo autodirigidos. Las simulaciones de salas son muy recomendables para que los miembros de la organización puedan tener un acceso más directo al sistema antes de su implementación efectiva.

1.6 Personal comprometido y motivado

La motivación del Staff es crítica ya que es el Staff quien corresponde a los principales usuarios y alimentadores de datos del día a día del sistema. Es necesario crear un ambiente de compromiso dentro de la organización para el cambio. Para ello, se deben tomar algunas medidas, como animar a los empleados a asumir riesgos y aceptar los problemas que ello pueda suponer. Además, actitudes como el anuncio y la represión de las fallas, que inhiben la participación de las personas en el proceso, son totalmente reprobables.

1.7 Conocimiento de los principios de MRP II por parte del sector comercial

El conocimiento, por parte del sector comercial, de algunos principios básicos del sistema MRP II eliminaría posibles conflictos con el sector productivo de la empresa. El origen y contenido de estos conflictos son descritos por Melo (1995) y se refieren a cuestiones de planificación y control de la producción a corto plazo.

Por otro lado, pronosticar y planificar las ventas de una empresa en un sistema MRP II no es misión exclusiva del sector de ventas, y sus integrantes naturalmente deben enfrentar el cambio en el alcance de sus responsabilidades.

1.8 Adecuación del hardware y software

Taylor (1995) señala algunas de las principales características en términos de hardware y software necesarios para la implementación exitosa de un sistema MRP II.

• Hardware: el sistema debe poder ejecutarse tanto en sistemas grandes como en PC directamente conectados a la base de datos y MRP.
• Software: debe permitir fácilmente la ejecución de las siguientes tareas: transferir datos, actualizar y registrar listas de materiales, determinar el tiempo de inactividad para preparar y mantener máquinas y, sobre todo, permitir la ejecución de escenarios hipotéticos, comparando la producción de diferentes programas de software en función de eficiencia, niveles de inventario y servicio al cliente.

1.9 Exactitud e integridad de los datos

Para que un sistema MRPII sea efectivo, necesita una base de datos precisa y actualizada (Corrêa, 1993). Comenzar a utilizar el MRPII antes de que se obtengan niveles de precisión de datos en torno al 95%, por lo menos, en relación con estructuras de productos, registros de inventario y tiempos de entrega, corresponde a asumir un gran riesgo de descrédito del sistema con los usuarios. El esfuerzo por lograr altos niveles de precisión de los datos puede demandar un largo y laborioso proceso de cambio de rutinas y procedimientos, que puede incluir la implementación de inventarios cíclicos o la eliminación de listas calientes.

1.10 Experiencia en Tecnologías de la Información

Existe la necesidad de una persona con suficiente formación técnica que interfiera en la selección del hardware y software necesario para la implementación del sistema, evitando así gastos exagerados en la compra de estos componentes.

2. LA IMPORTANCIA DE LOS PROYECTOS PILOTO

El uso de proyectos piloto en la implementación de un sistema MRP II es de suma importancia en el sentido de que, de esta manera, la curva de aprendizaje del sistema se puede transitar sin problemas como una caída en la eficiencia y pérdida de confianza por parte de los miembros del equipo. organización

Habeck divide el proyecto piloto en tres etapas, como se muestra en la Tabla 1.

El área elegida como usuaria del proyecto piloto debe ser un modelo para el resto de la organización, estando compuesta por algunos miembros muy respetados.

Los resultados de cada etapa de implementación deben ser divulgados e incluso eventuales fallas pueden ser premiadas de acuerdo al nivel de compromiso mostrado por los profesionales involucrados.

3. CONCLUSIÓN

En este artículo cubrimos los diez factores críticos más comunes para la implementación exitosa de los sistemas MRP II, detallando sus implicaciones técnicas y humanas en los distintos departamentos de la organización. Muchas variables deben ser analizadas de manera integrada, nunca aislada, tales como: la complejidad de las estructuras y la variabilidad de los tiempos involucrados, el grado de centralización de la toma de decisiones, etc. (Côrrea, 1993).

Todo el cuidado debe estar dedicado al proceso de implementación de un sistema MRP II, con varios casos de fracaso debido, básicamente, a la falta de atención suficiente a puntos como educación, capacitación, compromiso organizacional y gestión de la implementación.

Referencias

Ang, James SK et al, "Factores críticos de éxito en la implementación de MRP y asistencia gubernamental: un contexto de Singapur", Gestión de la información, vol. 29, 1995, págs. 63-70.

Carr, David K.; Littman, Ian D., Excelencia en los Servicios Públicos, Gestión de Calidad Total en los años 90, Rio de Janeiro, Qualitymark, 1990.

Correa, Henrique L.; Gianesi, Irineu GN, Justo a Tiempo, MRP II y OPT – Um Enfoque Estratégico, São Paulo, Atlas, 1993.

Habeck, Milton et al., Reestructuración de su negocio para maximizar sus ganancias y satisfacer a sus clientes, Unbeaten Path International, 1996.

Melo, Denise A., “Discusión sobre el Problema en la Interfaz entre las Funciones de Marketing y Producción”, Produção, Vol.5, No.1, 1995, pp.79-90.

Taylor, Mac Exon, "Más allá de MRP: el desarrollo de un sistema de programación moderno", Gestión de información logística, Vol.8, No.1, 1995, pp.17-23.