el indicador Tasa de relleno es una métrica importante en la logística de distribución y tiene algunos tipos diferentes de medición que pueden generar información valiosa para mejorar la gestión de operaciones. En esencia, el indicador está vinculado a la disponibilidad y el cumplimiento del nivel de servicio. Cuando no se cumple el nivel de servicio, surgen varios problemas, como pérdida inmediata de ventas, pérdida de cuota de mercado – lo que afectará las ventas futuras -, además de causar un posible daño a la imagen de la empresa.
Hay algunas formas de medir la Tasa de relleno, el primero de los cuales es a través de la Tasa de cumplimiento de pedidos, un indicador binario calculado a partir del cumplimiento de la orden (toma el valor 1) o de la orden no ejecutada (toma el valor 0). A partir de este indicador pudimos medir el porcentaje de pedidos cumplidos en relación al total de pedidos recibidos. a su vez el Tasa de relleno de línea evalúa específicamente el cumplimiento de cada SKU (Unidad de mantenimiento de stock) en cada línea de pedido. Finalmente, también es posible calcular el volumen de servicio utilizando el indicador llamado Tasa de llenado de casos, que es una medida no binaria que se calcula dividiendo el volumen entregado por el volumen total solicitado para cada pedido.
Para ilustrar las diferencias entre Tasa de cumplimiento de pedidos, Tasa de relleno de línea e Tasa de llenado de casos, he aquí un ejemplo:
Es importante medir los cambios en Tasa de relleno, ya que complementan los análisis con información crucial. Una alta tasa de Tasa de cumplimiento de pedidos por ejemplo, puede enmascarar algunas ineficiencias en su operación. Por otro lado, incluso con una tasa más baja que muestra el indicador, es posible que una gran parte del volumen ya se haya cubierto en algunos pedidos.
Todavía hay otras formas de detallar el Tasa de relleno si insertamos alguna información extra en la base de datos, como el canal de venta utilizado y la región del pedido, que pueden usarse como “filtros” a la hora de analizar los resultados. Con estos datos bien vinculados, es posible tener una visión general de si la empresa está logrando cumplir con la demanda solicitada para cada SKU, canal de ventas y región. Si el resultado no es satisfactorio, existen algunas prácticas que pueden servir como alternativa para mejorarlo. Algunos de los principales son:
- Mejorar la gestión de inventario: Como escribió la consultora Fernanda Monteiro en el post “La importancia de la gestión de inventarios", la conformación de un inventario de producto terminado garantiza su disponibilidad inmediata, principalmente en momentos de máxima demanda cuando la empresa no cuenta con la capacidad productiva suficiente para atenderla. Por tanto, mantener niveles adecuados de stock y utilizar sistemas eficientes para su gestión son prácticas que ayudan a cumplir con los pedidos recibidos y los plazos de entrega.
- Mejorar la gestión del transporte: La optimización de las rutas de entrega y el uso de tecnologías de monitoreo de carga son medidas que pueden mejorar la eficiencia del proceso de transporte y, en consecuencia, aumentar la Tasa de relleno. En el caso de contratar flotas de terceros, también es importante elegir transportistas compatibles y acordes con el nivel de servicio propuesto para asegurar el cumplimiento del plan.
- Mejorar las técnicas de previsión de la demanda: El uso de métodos de previsión de la demanda más precisos ayuda a reducir el error, es decir, la diferencia entre lo real y lo previsto. De esta forma, se intenta reducir las pérdidas, ya sea por el costo de la escasez o del exceso de productos, generadas por las fluctuaciones de la demanda. Los métodos de pronóstico también pueden ayudar a planificar mejor los momentos de estacionalidad de acuerdo con la capacidad productiva y logística de la empresa.
- Mejorar las relaciones con los proveedores: La comunicación y colaboración entre proveedores y distribuidores puede ayudar a identificar y resolver problemas en la cadena de suministro, evitando retrasos y escasez de productos.
- Monitorear el desempeño: El seguimiento constante de los indicadores de desempeño es fundamental para identificar posibles fallas en el proceso de distribución y tomar medidas para corregirlas. Además del Fill Rate, otro indicador muy relevante para este seguimiento es el OTIF – A tiempo en su totalidad, que mide la exactitud del cumplimiento de los pedidos de los clientes en dos dimensiones: puntualidad en la entrega y cantidad solicitada en el pedido. Para obtener información más detallada sobre este indicador, leer aquí el post publicado por el consultor Henrique Alvarenga.
- Estructurar un área dedicada para S&OP: El desarrollo de un área exclusiva para tratar S&OP con la elaboración de una planificación colaborativa que involucre a diferentes sectores de la empresa, como operaciones, finanzas y producción, es de suma importancia para lograr mejores resultados, no solo para el Tasa de relleno y OTIF, sino por varios otros indicadores que miden tanto el desempeño como el nivel de servicio de la operación. Si bien dentro del espectro S&OP existen diferentes niveles de madurez, estructurar un área capaz de llevar a cabo un plan cohesionado de ventas y operaciones ya es un punto de partida y beneficioso para la empresa.
- invertir en tecnología: La inversión en sistemas y software más avanzados, que permitan el seguimiento continuo de las actividades y la gestión integrada de las distintas áreas que participan en el proceso S&OP, puede contribuir a mejorar la eficiencia operativa y reducir errores en el proceso de distribución. El uso de tecnologías más avanzadas realmente puede cambiar el nivel de las actividades de S&OP y S&OE, pero mientras haya personal calificado capaz de usar las nuevas tecnologías y analizar sus salidas.
Por lo tanto, existen algunas alternativas a considerar cuando se trata de mejorar los resultados de la Tasa de relleno. Algunas de las soluciones mencionadas anteriormente, como mejorar el transporte y la gestión de inventarios, pueden utilizarse de manera oportuna para una evolución positiva del indicador. Sin embargo, lo ideal es hacer una estructura para la implementación de todos ellos. De esta forma, la compañía dispondrá de un área de S&OP consolidada capaz de elaborar planes operativos coincidentes con su capacidad de producción, y tomando como base para sus análisis la información de distintas áreas, que, si se emplean técnicas más precisas de previsión de la demanda, deberá garantizar resultados positivos. Finalmente, el uso de tecnologías y software más avanzados que permitan el seguimiento y gestión de la operación en tiempo real podría ser el siguiente paso para aquellas empresas que ya cuentan con un proceso más maduro, pero es importante recalcar que es necesario contar con personal que sepa manejar estas tecnologías y analice sus resultados, pudiendo actuar para corregir desviaciones en el curso de forma ágil.
Referencias:
- OIT- La importancia de la gestión de inventarios – ILOS Insights
- OIT- OTIF – Medida para mejorar el servicio | Perspectivas de ILOS
- OIT- ¿Cuál es el valor propuesto por el proceso S&OP? – ILOS – Especialistas en Logística y Supply Chain
- FLEURY, Paulo Fernando; SOUZA, Luiz Gonzaga de. Logística empresarial: una perspectiva brasileña. San Pablo: Atlas, 2000.
- Delage – Qué es Order Fill Rate (OFR) y por qué deberías usarlo en tu operación – Delage
- En efecto - ¿Qué es la tasa de llenado? (Definición, Tipos y Cómo Calcular) | Indeed.com
- Logística DCL – ¿Qué es la tasa de llenado? (Definición, Tipos y Cómo Calcular) | Logística DCL (dclcorp.com)
