SEGUIMIENTO DEL RENDIMIENTO EN LA GESTIÓN DE STOCK

El proceso de gestión de inventario se puede descomponer en cuatro aspectos básicos: las políticas y modelos cuantitativos utilizados, los aspectos organizativos involucrados, el tipo de tecnología utilizada y, finalmente, el seguimiento del rendimiento del proceso.

El objetivo de este artículo es abordar el aspecto referente al seguimiento del desempeño de los procesos, discutiendo las prácticas comúnmente adoptadas, así como las características consideradas como las más adecuadas. Un sistema de monitoreo se puede utilizar para dos propósitos, medir y monitorear el desempeño del proceso como un todo y otorgar subsidios para el reconocimiento de empleados y programas de recompensas, siendo el primer propósito el enfoque de este artículo.

La estructuración de los sistemas de monitoreo del desempeño de los procesos tiene varios aspectos, como elegir el tipo de tecnología a utilizar y definir responsabilidades para el desempeño a monitorear. Sin embargo, un tema clave es determinar qué indicadores de desempeño se utilizarán, para que el sistema de seguimiento satisfaga todas las necesidades y esté alineado con la estrategia de la empresa.

Los indicadores de desempeño utilizados en la gestión de inventarios se pueden segmentar en tres grupos: costo, servicio y cumplimiento de procesos. Los dos primeros grupos de indicadores están relacionados con los resultados del proceso que conforman el trade-off básico de la gestión de inventarios, es decir, equilibrar el nivel de inventario con el nivel de servicio para obtener el menor costo total. El tercer grupo de indicadores, a su vez, está asociado a las razones por las cuales se logra el desempeño.

Estos tres grupos de indicadores se detallan a continuación.

INDICADORES DE COSTE

Los indicadores de costos suelen ser los más utilizados en el seguimiento del inventario de las empresas, siendo muchas veces los únicos; hoy en día todo el mundo se preocupa por el tamaño, el valor, de la acción. Esta gran importancia otorgada a los indicadores de costos se debe muchas veces a la falta de una visión global del proceso de gestión de inventarios, que no contempla los impactos que las reducciones en los niveles de inventario pueden generar sobre el grado de disponibilidad del producto y, en consecuencia, sobre el nivel de servicio de la empresa.

La gestión de inventario incurre en dos tipos básicos de costos: costos de mantenimiento de inventario y costos asociados con roturas de stock. Este segundo tipo de costo está relacionado con el nivel de servicio de la empresa y, a menudo, se descuida.

Un sistema de indicadores que monitorea solo los costos de mantenimiento puede responder a la pregunta de cuánto le cuesta a la empresa mantener su nivel actual de inventario, pero no puede informar cuánto pueden costar las reducciones de inventario sin una base técnica. De esta manera, el sistema no puede ayudar en el análisis de la compensación básica de la gestión de inventario ya mencionada anteriormente.

Los dos tipos de costos se analizan con más detalle a continuación.

COSTO DE MANEJO DE EXISTENCIAS

Con respecto a este tipo de indicadores, se deben abordar tres cuestiones: la diferencia entre el valor y el costo del inventario, las deficiencias en el seguimiento de los valores contables y la necesidad de utilizar más de un indicador para obtener información de calidad.

El primer punto se refiere a la diferencia entre el valor del inventario y el costo del inventario. El valor del stock informa cuánto “vale” el stock, es decir, la suma total del valor de los productos terminados y los insumos que posee la empresa, pero no cuánto “le cuesta” esto a la empresa. Este debe medirse de acuerdo con el costo de oportunidad de esta acción, es decir, cuál sería el rendimiento para la empresa si se aplicara de otra manera el monto invertido en acciones, o por el contrario, cuánto se pierde por el hecho de que ese valor sea inmovilizado. Este coste se alcanza multiplicando el valor de la acción por la tasa mínima de atractivo de la empresa en cuestión, es decir, cuál es la rentabilidad mínima que necesita un proyecto o inversión para que la empresa decida invertir en él. Como este valor muchas veces no se conoce, es común utilizar las tasas del mercado financiero, CDI y SELIC, para obtener este costo.

El segundo punto se refiere al uso de indicadores contables para monitorear el inventario. Como estos indicadores están construidos en base a normas y principios contables, muchas veces no son una representación fiel del flujo físico de materiales en la empresa. Esto es particularmente cierto con respecto a la práctica de reducciones abruptas en el valor contable de los inventarios en vísperas del cierre de los balances trimestrales. Estas reducciones se pueden lograr, entre otros dispositivos, aplazando el pago de insumos hasta después del cierre del balance, pero con el producto ya recibido.

Otra insuficiencia de los indicadores contables tiene que ver con el hecho de que tratan la información de manera agregada, no distinguiendo entre productos con diferentes características.

Finalmente, el tercer punto se refiere a la necesidad de más de un indicador para el seguimiento completo del coste de mantenimiento de existencias. Para un seguimiento completo, consideramos que es necesario no sólo tener información sobre cuánto cuesta el inventario, aspecto que cubre el indicador presentado anteriormente, sino también si este costo es adecuado a las características de la empresa.

La respuesta a esta segunda pregunta se puede obtener a través del indicador de cobertura de stock, es decir, el tiempo en que el stock existente es suficiente para atender la demanda, sin necesidad de reposición.

Tomemos un ejemplo para demostrar la importancia de combinar estos dos tipos de indicadores. Una empresa con un valor de inventario de R$ 4 millones y un costo de oportunidad de 20% anual tiene un costo de inventario de R$ 800/año. Sin embargo, este valor puede tener diferente relevancia de una empresa a otra. Por ejemplo, para una empresa con facturación anual de R$ 48 millones, este valor indica que el stock alcanza solo para un mes, en cambio, para una empresa con facturación anual de R$ 8 millones, este stock alcanza para ¡seis meses!

De esta forma, el mismo valor de la acción puede representar un nivel muy bajo, como en el primer ejemplo mencionado, pero también puede ser una señal de advertencia, como en el segundo ejemplo.

COSTES ASOCIADOS A FUERA DE EXISTENCIA

Los costes asociados a la falta de stock están íntimamente asociados al nivel de servicio alcanzado, siendo su cuantificación económica. A pesar de su gran importancia, rara vez se utilizan.

Los productos terminados y los insumos deben tener indicadores diferentes, a pesar de estar basados ​​en el mismo concepto. En el caso de productos terminados, el costo de escasez se mide a través del margen de contribución de cada venta perdida por indisponibilidad del producto. Es decir, cuánto beneficio deja de obtener la empresa al no poder satisfacer una demanda existente. Para los casos de productos de alto margen, el costo de la escasez tiende a ser bastante significativo, lo que afecta el nivel de inventario deseado.

En el caso de los insumos, el costo de la escasez debe medirse de acuerdo con el impacto que la indisponibilidad causa a la empresa, utilizando el mismo concepto que se utiliza para los productos terminados: cuánto se deja de ganar o se deja de generar utilidades. Este lucro cesante se puede lograr estimando las paradas de producción por falta de productos. Por este razonamiento, la falta de un solo insumo puede resultar en la interrupción de la producción de un producto terminado. Esto implica que incluso insumos con muy bajo valor agregado pueden tener un alto costo de escasez, debido a su dependencia del proceso productivo. Esta lógica también se puede utilizar para piezas de mantenimiento.

A menudo, al medir el costo de la escasez, se advierte que el nivel de inventario debe ser alto para reducir la pérdida del margen de contribución. De hecho, sopesar los dos tipos de costos básicos presentes en la gestión de inventario es uno de los principales impulsores de todo el proceso. Al comparar los dos costos, se determina el nivel de inventario que resultará en el costo total más bajo, que es la suma del costo de mantenimiento del inventario y el costo relacionado con la pérdida de ganancias debido a la falta de disponibilidad del producto. La Figura 1 ejemplifica esta relación, con la curva de costo total igual a la suma de las otras dos curvas.

OTROS GASTOS ASOCIADOS

Dado que la gestión de inventario abarca una amplia gama de actividades de la empresa, normalmente existen costos distintos al mantenimiento del inventario o directamente asociados con la escasez de productos, que se ven afectados por el proceso de gestión. La definición de cuáles costos se deben considerar depende de las características operativas de cada empresa, y se deben identificar sus principales impactos en la gestión de inventarios.

Estos costos deben ser monitoreados para que sea posible evaluar el costo total del proceso de gestión de materiales. Estos son a menudo tan relevantes como los costos de mantenimiento de inventario o la escasez de productos.

Un ejemplo de este tipo de costo es el costo de destrucción de medicamentos en la industria farmacéutica. Esta industria se caracteriza por productos con alto valor agregado y muy alta perecebilidad. De esta forma, la alta cobertura de stock generada por una gestión de stock ineficiente puede resultar en la pérdida de productos por perecederos. Cuando esto ocurre, además de perder el costo del producto, también incurre en el costo de destruir las drogas, las cuales deben ser incineradas.

Otro ejemplo es el de las empresas que tienen insumos importados, con compras planificadas con anticipación y transporte realizado por modal marítimo. En casos de falta de stock, con necesidad de reposición rápida, se puede optar por el transporte aéreo, que tiene un coste mucho mayor que el transporte marítimo. En este caso, la diferencia en el flete pagado es resultado directo de fallas en la gestión.

INDICADORES DE NIVEL DE SERVICIO

Los indicadores de nivel de servicio están asociados a los resultados de la gestión de inventario en términos de disponibilidad del producto. Aunque menos utilizado, este tipo de indicador es de gran importancia, ya que el objetivo de servicio a alcanzar influirá fuertemente en el nivel de stock.

Estos indicadores se pueden dividir en dos grupos en función de sus objetivos: el coste del absentismo y los indicadores de seguimiento de la disponibilidad. El costo de la escasez tiene características que permiten clasificarlo tanto como un indicador de costo como un indicador de nivel de servicio, habiéndose discutido ya en la parte de este artículo referente a los indicadores de costo. Así, el otro tipo de indicador de nivel de servicio será discutido a partir de este punto.

Los indicadores relacionados con la disponibilidad del producto se pueden asociar a dos vistas: la del cliente o la del producto. Desde el punto de vista del cliente, el nivel de servicio se puede medir, por ejemplo, en función del porcentaje de pedidos con disponibilidad total (pedidos completos), o del porcentaje de líneas de pedido con disponibilidad de producto (se puede realizar un pedido de varios tipos de producto, donde cada producto representa una línea de pedido). En otras palabras, esta vista representa exactamente el servicio que brinda la empresa al cliente, estos indicadores deben servir como guía para que la gestión de inventarios satisfaga las necesidades definidas por la estrategia de la empresa.

Desde el punto de vista del producto, los indicadores están asociados a la disponibilidad de cada producto, es decir: porcentaje de demanda del producto en un determinado período de tiempo atendido de manera inmediata, frecuencia con la que el producto se encuentra sin stock, entre otros. Al transmitir información más segmentada, estos indicadores permiten identificar productos específicos que están experimentando problemas, así como monitorear grupos de productos con estrategias de stock diferenciadas, como por ejemplo, mayores niveles de servicio deseados para productos más rentables.

INDICADORES DE CUMPLIMIENTO

Los indicadores de costo y nivel de servicio permiten monitorear el resultado final del proceso de gestión de inventarios, sin embargo no son capaces de explicar el desempeño obtenido. Este tipo de información se obtiene a través de indicadores de cumplimiento de procesos.

Estos indicadores son fundamentales para el dimensionamiento más adecuado del nivel de existencias. La función principal del inventario es asegurar la disponibilidad del producto en función de las características operativas de la empresa y absorber las incertidumbres actuales. Dentro de este contexto, el papel de los indicadores de cumplimiento es monitorear todos los aspectos e incertidumbres que afectan el nivel de existencias.

Cuanto más complejo, incierto y restrictivo sea el flujo de materiales, mayor será el nivel de inventario necesario para lograr un determinado nivel de servicio. Así, entender el flujo de materiales es necesario para asegurar que el nivel de inventario definido, basado en políticas y procesos formalizados, sea el más adecuado a las características de la empresa.

El flujo de materiales se compone de varias actividades diferentes, cada una de las cuales puede afectar o no los niveles de inventario. El principal objetivo de comprender este flujo es identificar qué actividades son relevantes para la gestión de inventarios y cuáles, en consecuencia, deben ser monitoreadas. Para ejemplificar esta identificación de actividades relevantes, seguiremos el flujo de materiales en una empresa industrial tradicional. El flujo comienza con el pronóstico de la demanda, que servirá como entrada para la planificación de la producción. A partir de esta planificación se define la necesidad de compra de materias primas, cuya programación debe respetar los plazos de abastecimiento de cada proveedor.

Todas estas actividades están relacionadas con el inicio del flujo de materiales que dará como resultado el inventario de materia prima. De esta forma, este stock está influenciado por el tiempo de entrega y por la confiabilidad del proveedor. Otra actividad impactante puede ser la propia planificación de la producción, en algunos casos esta sufre cambios frecuentes, y en un horizonte de tiempo más corto que el tiempo de reposición. Cuando esto ocurre, el nivel de inventario también debe estar preparado para absorber esta incertidumbre.

Una vez definidas las actividades correspondientes al stock de materia prima, pasamos al stock de producto terminado. También para ello, las actividades que impactan están relacionadas con la demanda, en este caso la precisión del pronóstico de ventas, y las incertidumbres en su reposición. En cuanto a la reposición, ésta está asociada a la fiabilidad de la producción, el rendimiento y el control de calidad, y su flexibilidad de respuesta o tiempo de fabricación.

Una vez identificadas las actividades que deben ser monitoreadas, el siguiente paso es identificar el impacto de cada una en el nivel de stock. Esta etapa requiere que se definan y estructuren las políticas de stock utilizadas por la empresa, en relación a los modelos matemáticos utilizados en la definición de stocks de seguridad y ciclo.

Como ya se discutió en el artículo “Managing Uncertainties in Logistic Planning: The Role of Safety Stock”, publicado en esta revista en febrero de 2001, el stock de seguridad puede y debe parametrizarse según las incertidumbres existentes en el proceso. Así, gran parte de las incertidumbres previamente consideradas relevantes ya serán consideradas en algún grado para el cálculo del stock de seguridad, en forma de alguna medida estadística. Esta medida estadística debe utilizarse como indicador. Ejemplos de este tipo de medida son la precisión del pronóstico de ventas, la confiabilidad de la producción y la variabilidad del tiempo de entrega del proveedor.

En la Figura 2 se presenta un ejemplo de indicadores de cumplimiento de procesos para una empresa industrial, que cuenta con suministro importado, con un largo tiempo de entrega y baja confiabilidad del proveedor. La necesidad de programar el suministro con antelación hace que la previsión de ventas sea de gran relevancia, siendo su precisión una de las principales incertidumbres que contempla el stock de seguridad. Al tratarse de una industria química, en ocasiones no se logra la producción planificada en su totalidad, y además se monitorea su confiabilidad.

Este uso como parámetros del modelo es lo que permite que estos indicadores informen las causas del nivel de stock resultante del proceso de gestión. Como los modelos de existencias están preparados para cambios en cualquiera de los parámetros utilizados para indicar la necesidad de cambios en el nivel de existencias, también se puede hacer lo contrario. Es decir, el administrador puede buscar la causa de cualquier cambio en el stock mediante el seguimiento de los indicadores de cumplimiento del proceso. Por ejemplo, un aumento en el tiempo de entrega del suministro genera automáticamente un aumento en el inventario requerido.

La relación descrita anteriormente permite estructurar el sistema de indicadores con base en una lógica de causa y efecto, en la que los indicadores de cumplimiento de procesos y los indicadores de costo y nivel de servicio se relacionan a través de los modelos de inventario utilizados. La figura 3 muestra un diagrama de causa y efecto basado en indicadores de gestión de inventarios, para la empresa industrial ya mencionada en la figura 2, en la que el nivel de inventario y el nivel de servicio resultan de la combinación de la precisión del pronóstico de ventas, la confiabilidad y tiempo de entrega y confiabilidad de la producción.

Esta relación de causa y efecto permite no solo identificar las causas de los movimientos en el nivel de stock, sino también definir estrategias para la reducción de stock sin comprometer el nivel de servicio. Con la política parametrizada, las acciones con el objetivo de mejorar algún indicador redundarán automáticamente en reducciones de stock.

CONCLUSIÓN

Un adecuado sistema de monitoreo del desempeño de inventarios cumple dos roles sumamente relevantes para el administrador de inventarios: informa el desempeño del proceso de gestión, considerando todos los impactos causados ​​por el mismo, e indica las razones de este desempeño.

Respecto al primer rol, un sistema de seguimiento que englobe todos los impactos del stock permite tomar decisiones conociendo todas las implicaciones de los mismos. Esto evita buscar reducciones en los niveles de existencias a toda costa.

Por otro lado, la identificación de las causas del comportamiento del stock permite lograr reducciones de stock a través de acciones que redundarán en una reducción de las “necesidades” de stock, sin comprometer el nivel de servicio. También permite establecer un proceso de mejora continua de los niveles de stock, promoviendo mejoras en las actividades de mayor impacto para el stock.

Sin embargo, para que se implemente este tipo de sistema de monitoreo, y para que se logren estos objetivos, es fundamental que exista detrás un proceso estructurado de gestión de inventarios, con políticas definidas, parametrizadas y adecuadas a las necesidades y características de la empresa. El recíproco de esta dependencia también es cierto, es decir, un proceso de gestión de inventarios estructurado y formalizado no obtendrá todas las ganancias posibles si no está vinculado a un sistema de seguimiento del desempeño.

Referencias

GARCIA, Eduardo Saggioro, LACERDA, Leonardo Salgado, AROZO, Rodrigo, “Gestión de Incertidumbres en la Planificación Logística: El Rol del Stock de Seguridad”, Tecnologística. febrero de 2001

KEEBLER, James S., MANRODT, Karl B., DURTSCHE, David A., LEDYARD, D. Michael, “Mantener la puntuación: medir el valor empresarial de la logística en la cadena de suministro”, Consejo de Gestión Logística, 1999