COSTES DE ALMACENAMIENTO EN LA LOGÍSTICA MODERNA

Una de las principales características de la logística moderna es su creciente complejidad operativa. Una mayor variedad de productos, entregas más frecuentes, tiempos de servicio más cortos, menos tolerancia a los errores de preparación de pedidos y la presión para reducir los niveles de inventario son algunos de los principales factores que impulsan la complejidad. Una de las consecuencias de este fenómeno es que algunos componentes del costo logístico, hasta entonces poco significativos, como el almacenaje, pasan a tener una participación importante. Todo ello ha empujado a las empresas hacia un continuo proceso de modernización, tanto tecnológica como de gestión. En la búsqueda de alternativas de modernización gerencial, una pregunta importante que debe hacerse es: ¿cómo se están asignando estos costos, que en el pasado fueron de poca relevancia, y que cada día cobran mayor importancia?

La imposibilidad de responder a esta pregunta puede generar un grave problema en la credibilidad de la información contable en las empresas, con efectos negativos en la calidad del proceso de toma de decisiones. Un buen ejemplo de este problema surge cuando se decide continuar o no con una línea de productos en particular en función de su rentabilidad. Una mala asignación de costos de almacenamiento tiende a generar un subsidio cruzado, lo que distorsiona la rentabilidad y puede resultar en una decisión equivocada en esa línea de producto

La necesidad de una asignación más precisa y confiable tiene como contrapartida una mayor sofisticación y complejidad contable. Esto señala la necesidad de tener cuidado al decidir el nivel de detalle/sofisticación del sistema de costeo. Se pueden y se deben hacer simplificaciones para que el sistema de costos no se vuelva demasiado costoso y laborioso. Se debe prestar mayor atención a la elección de los criterios de asignación y sus revisiones periódicas, que pueden traer importantes beneficios con un bajo costo para la empresa.

Ante esta demanda de información más confiable, este artículo abordará el costeo de las actividades relacionadas con el almacenamiento, proponiendo formas efectivas de asignación de costos a productos y clientes.

Solo como recordatorio, es importante aclarar la diferencia entre los costos de inventario y almacenamiento. Se considerarán costos de almacenaje los que se refieran al embalaje de las mercancías y su movimiento, tales como: alquiler de bodega, mano de obra, depreciación de montacargas, etc., mientras que los costos relacionados con las mercancías, producidas o vendidas, dicho esto, como costo financiero de el stock y el costo de las pérdidas -por robo, obsolescencia y daño- serán tratados en otra oportunidad al clasificarse como stock.
LA FUNCIÓN ACTUAL DEL ALMACENAMIENTO Y EL PAPEL DEL SISTEMA DE COSTEO

La actividad de almacenamiento no ha sido tratada con la debida atención por los sistemas de costeo, ni siquiera por los sistemas de gestión. Por lo general, estos costos se agrupan en un solo centro de costos y se asignan a los productos, o incluso a los clientes, según los ingresos o el volumen de ventas. Incluso las empresas que utilizan el sistema de costeo ABC (Activity Based Costing) tienden a asignar sus costes de almacenamiento en función de criterios de facturación o volumen.

Esta práctica de asignación siempre ha generado distorsiones. Sin embargo, en el pasado, estos costos no eran tan relevantes y, por lo tanto, no tenían una gran influencia en el resultado final.

Antes de continuar con los costos, es importante recordar por qué la actividad de almacenamiento ha ido ganando importancia y sus costos son cada vez más relevantes, tanto en la industria como en el comercio minorista.

Las industrias han seguido la tendencia del mercado de ampliar la gama de artículos producidos y aumentar la frecuencia de las entregas. Como resultado de estas transformaciones, se produce un aumento en el número de pedidos procesados ​​y un cambio en el perfil de estos pedidos. Los pedidos grandes están siendo reemplazados por muchos pedidos pequeños con una gran variedad de artículos. Por ello, se hace necesario invertir en nuevas tecnologías de gestión, movimiento y separación de materiales, como sistemas WMS, transelevadores y sistemas de preparación de pedidos automáticos o semiautomáticos.

En el comercio minorista, los costos de almacenamiento también son bastante representativos. No hay duda sobre la relevancia de los costos asociados con el espacio en los estantes y la reposición de productos. Sin embargo, estos costos generalmente no se consideran costos de almacenamiento. En realidad, no importa si la empresa los considera como almacenamiento o no, sino que la misma metodología de asignación se puede utilizar con éxito. Al fin y al cabo, nos referimos al movimiento y embalaje de mercancías.

Otra fuerte tendencia minorista es operar con almacenes que centralizan el inventario y con la práctica del cross-docking, lo que hace que los costos de almacenamiento sean más significativos, en relación con los costos de inventario, que tienden a reducirse ante la centralización.
Además de las transformaciones en los sistemas clásicos de almacenamiento industrial y minorista, la necesidad de información más precisa está provocando que los sistemas de costeo no cumplan con las expectativas. La búsqueda de una mayor veracidad de la información surge de la dificultad de gestionar la cartera de productos en vista de los pequeños márgenes de contribución y la gran variedad de artículos.

Para superar estas dificultades, es necesario que las mejoras en los sistemas de costeo sean el resultado del esfuerzo conjunto del personal de almacenaje con la contraloría de la empresa. Es fundamental combinar el conocimiento de la operación con una sólida base conceptual sobre los costos. La metodología de medición y asignación de costos, que se presentará, puede ser utilizada no solo para el desarrollo o mejora de un sistema de costeo, sino también para el cálculo de costos en situaciones específicas con el fin de apoyar decisiones a mediano y largo plazo.

COSTOS DE ALMACENAMIENTO

La gran mayoría de los costos de almacenamiento –renta, mano de obra, depreciación de instalaciones y equipos de manejo– son fijos e indirectos. Estas dos características dificultan, respectivamente, la gestión de la operación y la asignación de costos.

La alta participación de costos fijos en la actividad de almacenamiento significa que los costos son proporcionales a la capacidad instalada. De esta forma, no importa si el almacén está casi vacío o si estás moviendo menos productos de los previstos. Aun así, la mayor parte de los costos de almacenamiento seguirán ocurriendo, ya que en su mayor parte están asociados al espacio físico, equipos de manejo, personal e inversiones en tecnología.

Para complicar aún más la situación, es importante recordar que la demanda de la actividad de almacenamiento no es constante, ni a lo largo de los meses, ni a lo largo de los días del mes o de la semana. Un claro ejemplo de ello es la concentración de la expedición en los últimos días del mes. Esto tiende a generar un sobredimensionamiento de la capacidad para atender los días pico o, por el contrario, hace que el almacén opere por encima de su capacidad, perjudicando el nivel de servicio, a través de fallas, averías y retrasos. Así, medidas que amortigüen estas variaciones de la demanda siempre serán positivas desde el punto de vista del transporte marítimo. Principalmente cuando los motivos de los picos de demanda son inducidos por políticas internas como, por ejemplo, cuotas de venta mensuales, plazos de facturación, falta de una política de reabastecimiento continuo con los clientes, etc.

El hecho de que los costes de almacenamiento sean indirectos dificulta su imputación a productos y clientes, ya que la imputación, en este caso, se realiza mediante prorrateo, dejándolos sujetos a distorsiones. Para minimizar las distorsiones es importante que:

• las partidas de costo se contabilizan según su función (manipulación, embalaje, administración) y no por cuentas naturales (amortización, mano de obra);
• la asignación es consistente con el consumo real de recursos en la operación.

PASOS PARA EL COSTO DE ALMACENAMIENTO

Independientemente del grado de sofisticación del sistema de costeo del almacenamiento, se sugieren cuatro pasos básicos, que se desarrollarán a continuación.

1. Identificar elementos de costo: en este paso, debe seleccionar los elementos de costo que se considerarán. Por ejemplo: operadores de montacargas, supervisores, depreciación de montacargas, costo de oportunidad de montacargas, alquiler de almacén, depreciación de estantes y costo de oportunidad de estantes.

Es importante que las cuentas no se agrupen únicamente según su naturaleza, como depreciación, personal, etc. -, porque en este caso la imputación de todas las cuentas estaría condicionada a un único criterio. Así, en lugar de utilizar una única cuenta de amortización, se debe considerar por separado la amortización de cada activo (carretillas elevadoras, estanterías, tarimas, etc.).

2. Cálculo de elementos de costo: algunos elementos, como salarios, beneficios, mantenimiento, alquiler y otros, se obtienen fácilmente a través de la contabilidad. Otros elementos, como la depreciación y el costo de oportunidad, deben calcularse realmente, como se muestra a continuación:

• Depreciación: según la visión gerencial, el tiempo utilizado para la depreciación no debe ser el tiempo contable legal, sino el tiempo de operación del activo: cuánto tiempo la empresa usa un determinado activo antes de reemplazarlo. Así, para calcular el valor de depreciación mensual, se debe dividir la diferencia entre el valor de adquisición y el valor residual por el tiempo (n meses) que la empresa utilizará el activo (antes de cambiarlo).
• Costo de oportunidad: no existe desde el punto de vista contable, ya que no hay un gasto asociado a este costo, sino una pérdida de ingresos causada por la inmovilización del capital. Una empresa que tiene su propio almacén no tiene una cuenta de arrendamiento. Sin embargo, debe existir una partida de costo asociada al costo de oportunidad del inmueble, que representa cuánto ganaría la empresa si lo vendiera e invirtiera el capital en otros proyectos, o si decidiera alquilarlo. Para calcular el valor del costo de oportunidad, se debe multiplicar el valor del activo por la tasa de oportunidad de la empresa, que normalmente varía entre 10 y 20% anual. Cabe señalar que, para un activo como un montacargas, se debe considerar tanto el costo de depreciación como el costo de oportunidad.

3. Elementos de costos grupales relacionados con cada función (o actividad): el propósito de agrupar costos en funciones o actividades es facilitar la asignación de estos costos en el siguiente paso. Por ejemplo, la función de movimiento reunirá elementos de costos de diferentes cuentas naturales (personal, mantenimiento, depreciación), pero que están todos dirigidos hacia el mismo objetivo, el movimiento de materiales, y por lo tanto se pueden asignar mediante un solo criterio de prorrateo, como el número de paletas enviadas.

Cuando la operación es relativamente sencilla, el sistema de costeo puede desarrollarse considerando las funciones básicas de la actividad de almacenamiento. En el caso de una operación más compleja, que mueva productos con características de embalaje o movimiento muy diferentes, puede ser necesario subdividir las funciones en actividades. Las funciones básicas que deben ser consideradas se discuten a continuación:

1. a) El movimiento de materiales incluye la recepción y despacho de mercancías. Así, en esta función se deben agrupar todas las partidas de coste relacionadas con estas actividades, como los costes asociados a carretillas elevadoras, transelevadores, operadores de carretillas elevadoras, supervisores de manipulación, etc.
2. b) El embalaje del producto se refiere al almacenamiento del producto. Hay que tener en cuenta que esta función no incluye movimiento. Esta función se refiere únicamente al hecho de que el producto está detenido en stock. En este caso el producto estaría consumiendo espacio, no solo en un almacén sino también en un palet, contenedor, rack. Así, habría que agrupar los costes relacionados con el espacio, como el alquiler o el coste de oportunidad del almacén, y los relacionados con los activos que se están utilizando en el embalaje del producto, como las tarimas y los racks.

En el caso de productos que requieran empaques especiales, como los que deben mantenerse en un ambiente refrigerado, también se deben considerar los costos de los equipos de refrigeración y el consumo de energía eléctrica.

Debido a que la función de empaquetamiento está directamente relacionada con el espacio físico, el grupo de costos de esta función se denomina comúnmente costo de ocupación del espacio.

1. c) La función de gestionar el flujo de mercancías en realidad agregará costos que no atañen a las funciones anteriores por tener un carácter más administrativo, tales como los costos relacionados con el gerente, la secretaria, el teléfono, material de oficina, etc.
2. Asignar costos a cada producto o cliente – Una vez agrupados por funciones (o actividades), es necesario asignar estos costos a los productos. Los costes de cliente se pueden obtener del mix de consumo de cada cliente, siempre atendiendo, por supuesto, a las condiciones especiales que el cliente pueda requerir.

A continuación, se discuten algunos criterios de asignación para cada una de las tres funciones básicas de almacenamiento.

1. Material en movimiento: los costos de esta función, aunque sea indirectamente, se refieren al volumen de la carga enviada. Es importante entender qué es realmente el generador de consumo de recursos. En el ejemplo de un almacén donde se paletiza toda la mercadería, el número de tarimas enviadas para cada producto sería un buen criterio de prorrateo de estos costos de manejo.

En este caso, se puede imaginar que el consumo de recursos se debe al movimiento de la carretilla elevadora, que siempre lleva un palet, independientemente de la cantidad de productos o cajas que contenga. Así, es posible obtener el coste de cada movimiento dividiendo el coste total asociado al movimiento entre la suma de palets recibidos y expedidos.

Es importante que se tengan en cuenta todos los palets entrantes y salientes, incluso los que no estén completos, ya que, como ya se ha comentado, el trabajo de manipulación es prácticamente el mismo tanto si el palet está completo como si no. Una vez que tenga el costo de cada movimiento, solo necesita verificar cuánto de cada producto se movió, en este caso, cuántos palets se recibieron y enviaron, y multiplique este valor por el costo unitario de movimiento de palets.

Si ese mismo almacén despachara no solo palets, sino también cajas sueltas, sería interesante separar la función de movimiento en actividades como: recepción, envío de palets y envío de cajas sueltas.

1. Embalaje de productos: los costos de esta función suelen generar distorsiones de asignación, ya que no son proporcionales al volumen enviado. Una línea de productos puede estar ocupando espacio en el almacén y no tener unidades vendidas, mientras que otra puede ocupar relativamente poco espacio y tener un alto volumen de ventas.

El Recuadro 2 presenta los principales pasos para la asignación de los costos de empaque en una estructura de racks y tarimas. En los casos en que los productos no se disponen sobre palets o no se utilizan estanterías, el proceso es bastante similar. Sin embargo, en estos casos se debe considerar el límite de almacenamiento de cada artículo por metro cuadrado, el cual está en función del tamaño y apilamiento máximo de cada producto.

El recuadro 2 indica que para un determinado costo asociado a la ocupación del espacio, la asignación a cada producto se realiza de acuerdo a dos factores: la facturación y el espacio ocupado por cada producto:

• cuanto menor sea el espacio ocupado por el producto, menor será su costo unitario de ocupación;
• a mayor rotación del producto, menor su costo unitario de ocupación del espacio.

1. gestionar el flujo de mercancías – los costes relacionados con la gestión de almacenes no suelen estar relacionados con el volumen de carga enviado, ni con la cantidad de productos en stock, sino con la cantidad de procesos realizados. De esta forma, este costo puede ser imputado de acuerdo al número de pedidos (o notas) para recepción o despacho.

Es importante señalar que la asignación de costos para esta función específica variará mucho dependiendo de la empresa, siendo primordial la participación del ejecutivo del área en la definición de los criterios para esta asignación.

TENDENCIAS

Si hoy en día la actividad de almacenamiento ya tiene una importancia mucho mayor que hace unos años, la tendencia es que para los próximos años esta actividad se vuelva aún más expresiva. El e-commerce (comercio electrónico), que es una tendencia mundial, ya comienza a desarrollarse aquí en Brasil. Ante esta realidad, los pedidos de entrega se fragmentarán aún más, requiriendo una mayor competencia en el proceso de almacenamiento, especialmente en lo que se refiere a la separación de materiales. Por otro lado, los estrechos márgenes de contribución seguirán siendo una realidad, por lo que la precisión de la información de costos será cada vez más importante.