Los costes ocultos del TCO

Quienes toman decisiones en la cadena de suministro, como transporte, inventario, gerentes de almacenamiento, compradores, planificadores, etc., comparan constantemente proveedores y soluciones para elegir el que mejor se adapte a sus demandas de diversa naturaleza. Y, a menudo, estas decisiones se toman bajo una enorme presión de plazos y con información incompleta.

Para ayudar en estas decisiones, nuestro principal indicador es el TCO (Total Cost of Ownership) o costo total de propiedad, una herramienta de análisis de todos los costos involucrados en la adquisición y mantenimiento de un producto, equipo o servicio. Este índice considera no solo los costos más obvios de una inversión, sino también los costos ocultos que acompañan a la compra.

No existe una fórmula única para calcular el TCO, ya que puede estar compuesto por varias variables dependiendo de la naturaleza de la adquisición. Para identificar cuáles son estas variables en cada caso, los aspectos que se deben considerar son: costos de adquisición, costos de implementación, costos de uso y discontinuidad.

Los costes de adquisición comprenden todos los gastos asociados a la compra del producto o la contratación del servicio. Es decir, no es solo el precio pagado, sino todos los demás costos asociados a la adquisición, por ejemplo: impuestos, envío y seguro en el caso de compras FOB. Los términos de pago también deben evaluarse, ya que los plazos de pago cortos generan costos financieros más altos, como costos de oportunidad e impactos en el flujo de efectivo.

Los costes de implantación, a su vez, están asociados a los gastos necesarios para que empiecen a utilizarse las nuevas adquisiciones. Por ejemplo, la compra de una nueva materia prima para sustituir otra puede requerir la adaptación de equipos o la contratación de un especialista. Otro ejemplo sería la adquisición de una flota, que puede depender de un software o de un equipo dedicado a su gestión. O formación de equipos en la adquisición de nuevo software. La estructura a movilizar para recibir el producto o servicio es un costo de implementación que debe ser considerado en la decisión.

Los costos de uso incluyen todos los costos asociados con la operación y el mantenimiento del producto o servicio adquirido. Esto podría ser, por ejemplo, el combustible, el seguro y la depreciación de una flota, los costos de viaje de los consultores en un proyecto de consultoría, el costo de actualización del software, los costos de mantenimiento, los costos de reparación, los costos de repuestos, etc. Estos costos son más difíciles de estimar, ya que están relacionados con la vida útil de un producto o el cronograma de un servicio, que por sí mismos ya tienen un alto grado de incertidumbre.

Finalmente, tenemos los costos de discontinuidad, que comprenden los costos relacionados con la desmovilización, disposición del producto o interrupción del servicio al final de su vida útil. Podríamos incluir en esta categoría multas por terminación de contrato, costos de despido de personal, incineración de materiales regulados, costos de desmovilización de un sitio de construcción, costos de cambio de proveedores, etc.

Figura 1: Composición del TCO. Fuente: OIT

Como vemos, la adquisición de un producto o servicio representa costes que van mucho más allá del precio cobrado. Estos costos a menudo no están claros en el momento de la adquisición, pero es necesario desentrañarlos para que la decisión se tome de la manera más consciente posible y no haya sorpresas no deseadas en el futuro. La clasificación de costes en adquisición, implantación, uso y discontinuidad nos ayuda a identificar los costes ocultos del proceso, pero también son imprescindibles dosis de creatividad y experiencia para predecirlos.

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