El mayor reto de la Planificación de ventas y operaciones (S&OP) es la traducción de resultados y decisiones del proceso de planificación mensual a la programación y ejecución de la vida real. Una de las razones de esta dificultad es la naturaleza resumida y agregada de la información que se maneja en el proceso de S&OP. Otra razón, que afecta principalmente a las empresas del Bienes de consumo de rápido movimiento, es el dinamismo del mercado lo que puede dejar obsoleta la planificación a la hora de ejecutarla. Los siguientes párrafos tienen como objetivo discutir estos dos temas y proponer soluciones que permitan la ejecución de la planificación.
Nivel de agregación de datos
Los datos agregados son excelentes para el análisis de compensaciones y la toma de decisiones, características clave para las reuniones de S&OP. Sin embargo, esta visión resumida hace que sea difícil traducir las decisiones en ejecución. ¿Cómo darse cuenta de que la producción tendrá superada su capacidad a fin de mes por la concentración de la demanda en la última semana si la planificación mira el mes en forma agregada? Para anticipar este problema de capacidad, es necesario ver el plan de ventas por semana y, si corresponde, considerar crear un stock de reserva con capacidad ociosa a principios de mes para cumplir con el pico a fin de mes. Otro ejemplo es suministrar al centro de distribución un producto de baja rotación. Si el plan de abastecimiento evalúa la transferencia de una familia de productos por mes, ¿cómo encontrará el día adecuado para transferir un SKU determinado?
Los planes de ventas y capacidad deben estar en niveles de desagregación que permitan percibir los puntos críticos de capacidad durante la planificación. Cada operación necesita evaluar el plan con un nivel diferente de agregación dependiendo de su naturaleza. Mientras que el plan de stock necesita evaluar la demanda diaria de cada SKU, el plan de transferencia solo necesita tener una vista del volumen en tarimas a transportar por día y el plan de compra de insumos por semana. Si bien cada función de planificación elabora sus planes al nivel de agregación de información más útil para su propósito, los análisis presentados en las reuniones deben estar en un solo idioma para que todos entiendan las interfaces y los impactos entre los planes. Este lenguaje único debe ser más agregado, pero puede abrirse cuando se necesita un mayor nivel de detalle para una discusión específica.
Figura 1 - Nivel de agregación de información en S&OP
Fuente: OIT
La apertura de la información es fundamental para anticipar y resolver los puntos críticos de capacidad durante el proceso de planificación. De lo contrario, estos problemas solo serán identificados y resueltos en el proceso de ejecución, haciendo inútiles las decisiones tomadas durante la planificación.
dinamismo del mercado
En mercados más dinámicos, la precisión de la previsión realizada para el mes siguiente puede no ser la mejor posible, ya que el nerviosismo de la demanda hace que la previsión rápidamente obsoleto. Uno de los efectos de esta baja precisión es que a la hora de ejecutar el plan, la demanda es tan diferente a la planificada que las áreas operativas se ven tentadas a ignorar la planificación y reaccionar al mercado.
Para empresas insertas en mercados altamente competitivos y dinámicos, como bienes de consumo de movimiento rápido, la solución ha sido añadir al proceso un ciclo de planificación semanal, denominado Ejecución de ventas y operaciones (S&OE). Este ciclo de planificación más corto fue descrito por el socio ejecutivo Leonardo Julianelli en publicar sobre el tema y se puede resumir como el proceso de desdoblamiento de S&OP que busca detallar los planes semanales de venta actualizados para los planes semanales de producción, recibo y despacho, permitiendo ajustes y la mejor asignación posible de recursos ante variaciones de la demanda. De esta forma, los cambios previstos a corto plazo de la semana pueden ser considerados en la planificación a través de pequeñas adaptaciones.
Figura 2 - Ciclos de planificación mensual (S&OP) y semanal (S&OE)
Fuente: OIT
Es muy importante que la planificación de la demanda se realice a un nivel de agregación de información que anticipe los problemas que se enfrentarán durante la ejecución así como reaccionar adecuadamente a los cambios del mercado a través de revisiones de planificación en un ciclo de pronóstico más corto. De lo contrario, las funciones operativas tendrán que tomar decisiones durante la ejecución, lo que puede resultar en resultados no acordes con la planificación. Después de todo, si la ejecución no refleja la planificación, ¿por qué perder el tiempo planificando?
Referencias
<https://ilos.com.br/web/sales-operations-execution/>
<http://www.logility.com/blog/chris-russell/january-2014/translate-sales-and-operations-planning>
Beatris Huber
https://ilos.com.brSocio Director de ILOS, Magíster en Administración por COPPEAD/UFRJ con extensión en European Business School – EBS, Alemania y Administrador de Empresas por la UFRJ. Más de 10 años de experiencia en proyectos de formación y consultoría, con foco en Logística y Supply Chain. En el área de capacitación desarrolló juegos de negocios y cursos en línea y hoy imparte clases de Análisis de Datos, Manejo de Inventarios, Gestión de Almacenamiento, además de aplicar juegos de negocios como Beer Game en programas abiertos e in company en empresas de diferentes segmentos, como Coca -Cola, Nestlé, ThyssenKrupp, Votorantim, Carrefour, Mallinkrodt, Souza Cruz, Via Varejo, Monsanto, Itaú, Renner, Ipiranga, entre otros. En consultoría, realizó proyectos como Redefinición de la Red Logística, Gestión de Inventarios, Estructuración de Procesos S&OP y Diagnóstico de Operaciones de Almacenamiento y Transporte en empresas como Coca-Cola, Souza Cruz, Editora Moderna, Petrobras, Ducoco, Ultragaz, Silimed, Eudora. entre otros.
