USO DEL TMS (SISTEMA DE GESTIÓN DE TRANSPORTE) PARA UNA GESTIÓN EFICAZ DEL TRANSPORTE

La gestión del transporte es una parte esencial de un sistema logístico. Es la actividad responsable del flujo de materias primas y productos terminados entre todos los eslabones de la cadena logística. Utiliza una gran cantidad de activos, que se encuentran dispersos geográficamente, lo que hace que la gestión del transporte sea aún más compleja. La alta complejidad de gestión, el uso intensivo de activos y la gestión de un gran flujo físico de productos hacen que el transporte sea la mayor cuenta individual de costos logísticos, que varía entre 1/3 (un tercio) y 2/3 (dos tercios) del total costos logísticos de las empresas (ver figura 1). De esta forma, una buena gestión del transporte puede garantizar mejores márgenes para la empresa, a través de reducciones de costos y/o un uso más racional de los activos, y un buen nivel de servicio a los clientes, a través de una mayor disponibilidad de productos, reducción de tiempos de entrega, entre otros beneficios.

Para aclarar cómo la tecnología de la información ha estado ayudando a la gestión del transporte, presentaremos las principales funcionalidades disponibles en los Sistemas de Gestión del Transporte: los TMS (Sistemas de Gestión del Transporte).

Antes de describir las principales características de TMS, se presentarán las principales decisiones en la gestión del transporte, divididas en tres niveles de decisión: Estratégico, Táctico u Operativo. El parámetro adoptado, para clasificar cada una de las decisiones de transporte en uno de los tres niveles mencionados anteriormente, es la frecuencia con la que es necesario revisar las decisiones. Para mejorar la comprensión de este enfoque, la figura 2 muestra esquemáticamente algunas de las decisiones de gestión del transporte agrupadas en los tres niveles diferentes.

El propósito de la descripción mencionada anteriormente es poder contextualizar en qué niveles de toma de decisiones se puede utilizar un software TMS (estratégico, táctico y/u operativo), en función de qué decisiones de transporte puede soportar.

LAS PRINCIPALES DECISIONES EN TRANSPORTE

• Nivel Estratégico

Este nivel de planificación está relacionado con decisiones a largo plazo, que incluyen:

Definición de la Red Logística – La necesidad de mover materiales de un punto a otro culmina con la realización de una actividad de transporte. Pensando estratégicamente, la gestión del transporte tiene una fuerte influencia en el diseño de la red logística, que determinará la ubicación de las fábricas, CDs en función de la ubicación de sus proveedores, clientes y flujos de materiales. Esta decisión se basa en el menor costo total de logística, manteniendo unos supuestos de nivel de servicio, definidos por la empresa.

Decisión de usar modalidades: la elección entre modalidades alternativas (carretera, ferroviaria, aérea, fluvial y por tubería) debe basarse en los impactos de los servicios y costos en la red logística. El aspecto del nivel de servicio debe ser tangible en el tiempo de transporte “puerta a puerta”, consistencia en el tiempo de entrega, frecuencia y disponibilidad/flexibilidad. La Tabla 1 presenta de manera comparativa algunas características de los modos. Por ejemplo, en la primera columna podemos observar el modal aéreo como el más caro y el fluvial como el más barato.

Decisión de propiedad de la flota: los factores de costo, calidad del servicio y rentabilidad deben considerarse determinantes para respaldar esta decisión. Es recomendable realizar una evaluación financiera precisa de los impactos en el flujo de caja de la empresa en cualquier decisión, además de calcular la tasa de retorno de las inversiones o desinversiones (casos en los que se tiene flota propia y se quiere externalizar).

Otras variables son importantes para tomar la decisión sobre la propiedad de la flota, tales como: tamaño de la operación, competencia gerencial interna, competencia y competitividad del sector, volúmenes de inversión y modal utilizado. Sin embargo, tan importante como los criterios que ayudan a definir la propiedad de la flota es que la decisión se base en un proceso estructurado, bien definido y transparente.

• Nivel Táctico

En el nivel táctico se encuentran las decisiones relacionadas con la planificación de la gestión del transporte a medio plazo. Destacan las siguientes decisiones:

Planificación del Transporte – Esta planificación establecerá reglas y supuestos para la generación de itinerarios que deberán seguirse en la programación del transporte. Estas reglas tienen como objetivo ajustar el tamaño de la flota utilizada para mantener el servicio y reducir los costos.

Selección y Contratación de Transportistas – A pesar de ser una decisión que requiere la definición de parámetros estructurados para la toma de decisión de qué transportistas contratar, esto no es lo que se observa en la práctica. Es común que la selección y contratación del transporte sea un proceso mal estructurado, basado en parámetros frágiles, generalmente centrado solo en el precio. El reflejo de este modelo de contratación de transporte no estructurado hace que la búsqueda de buenos transportistas sea un proceso largo y en algunos casos con graves consecuencias, como pérdidas por entregas tardías y pérdida de cuota de mercado.

Gestión del Transporte de Entrada – La decisión de gestionar el transporte de suministros se ha convertido en un objetivo a alcanzar por las empresas. Muchas empresas compran a través de la modalidad FOB (Free on Board), lo que significa que los proveedores están incluyendo en el precio de venta el costo del flete, seguro y otros gastos asociados. De esta forma, puede estar pagando un importe elevado por este transporte, si el proveedor no está gestionando el transporte satisfactoriamente o incluso poniendo márgenes a esta gestión. Otro aspecto que debe tenerse en cuenta a la hora de asumir el transporte de entrada es poder aprovechar las sinergias entre los flujos de entrada y salida de la empresa.

Análisis de carga de retorno: al observar la estructura de la red logística y cómo se producen los flujos de transporte entre los eslabones de esta cadena, se pueden identificar oportunidades para utilizar vehículos en tránsito de retorno para evitar enviar otro vehículo en la misma dirección. Esta situación suele ocurrir cuando las administraciones de flujo entrante y saliente no están bajo la misma coordinación.

• Nivel operacional

A nivel operativo se encuentran las llamadas actividades del “día a día”. De esta manera, podemos agrupar la mayoría de estas actividades en una decisión operativa específica, a saber:

Programación del transporte: esta decisión está relacionada con las actividades de enrutamiento, la consolidación de la carga, la elección del tipo de vehículo, la emisión de documentos, el seguimiento y la programación de carga y descarga.

Además de las actividades directamente relacionadas con la programación del transporte, existen otras que se sustentan en la información que pone a disposición la programación, tales como: auditoría de fletes y seguimiento de los niveles de servicio y costos de estas actividades.

TMS – SISTEMA DE GESTIÓN DEL TRANSPORTE: DEFINICIÓN Y FUNCIONALIDADES

Un TMS se puede definir como un software que ayuda en la planificación, ejecución, seguimiento y control de las actividades relacionadas con la consolidación de la carga, el envío, la emisión de documentos, las entregas y recogidas de productos, el seguimiento de flotas y productos, la auditoría de fletes, la negociación de soporte, la planificación de rutas y modos. , monitoreo de nivel de costo y servicio, y planificación y ejecución de mantenimiento de flota.

Para estructurar la descripción de las principales funcionalidades de los TMS, se dividirán en tres grupos:

• Monitorear y controlar;
• Apoyo a la Negociación y Auditoría de Fletes y;
• Planificación y Ejecución

Al final de esta descripción, se presentará una tabla que lista las principales funcionalidades con el nivel de decisión al que están referenciadas. Esta tabla servirá como base para contextualizar el software TMS según los niveles de decisión en los que operan.

Además de los tres grupos de funcionalidades mencionados anteriormente, podríamos mencionar uno más: Mantenimiento de Flota. Como esta funcionalidad es muy específica, no se discutirá.

PRIMER GRUPO DE FUNCIONALIDADES: SEGUIMIENTO Y CONTROL

El software tiene la funcionalidad de monitorear costos y servicios a través de la información disponible sobre el desempeño de los transportistas, modos de transporte, uso de flete premium, flete de retorno, cargas enviadas, número de vehículos utilizados, desempeño de entrega, averías, etc. Los controles de costos se pueden utilizar para crear presupuestos, monitorear la evolución de los costos de transporte (presupuestados X realizados) y costos por tonelada kilómetro (R$ / ton * km), los montos pagados por cada ruta (en el caso de rutas fijas) o incluso por cliente y/o producto. También es posible visualizar la ocurrencia de costos adicionales debido a la contratación de vehículos extra o entregas en horarios especiales.

El control del servicio se puede ver desde dos perspectivas. El primero es el punto de vista de aquellos que no poseen una flota y están preocupados por monitorear el desempeño de las entregas. El segundo punto de vista es el de quienes poseen una flota y pretenden monitorear el nivel de utilización de la flota, buscando optimizar el uso de sus activos. Los TMS proporcionan ambas funcionalidades: tanto para medir el rendimiento de las entregas como el nivel de utilización de la flota.

Otra función de seguimiento y control muy extendida es el Seguimiento. Utilizado para monitorear la flota y los productos, puede agregar valor al proporcionar información a los clientes sobre el estado y la ubicación de sus pedidos. Otro beneficio que genera el rastreo es el apoyo a la gestión de riesgos de la carga y del vehículo.

Los TMS pueden monitorear y controlar otras variables, como los tiempos de carga y descarga. Para hacer esto, solo genere la masa de datos y defina exactamente qué y cómo desea monitorear. El nivel de veracidad y robustez de los controles que se realizan está directamente influenciado por la calidad de los datos almacenados.

SEGUNDO GRUPO DE FUNCIONALIDADES: PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN

Existen soluciones capaces de determinar las rutas y modos a utilizar, secuenciar las paradas de los vehículos y el tiempo estimado de cada una de ellas, preparar los documentos necesarios para el despacho de los vehículos y comprobar su disponibilidad. A continuación, se detallarán estas características.

La funcionalidad de enrutamiento implica definir rutas y programar vehículos. Algunos de los TMS que cuentan con estas funcionalidades bien desarrolladas soportan incluso una serie de restricciones, como por ejemplo:

• Predeterminación de la hora de salida y llegada de los vehículos;
• Horario especial para entrega de pedidos;
• Diferencias en las capacidades de los vehículos (peso y cubicaje);
• “Ventanas de tiempo” que definen si un vehículo realiza entregas hasta una hora determinada y luego realiza recolecciones, o si realiza ambas actividades simultáneamente;
• Volúmenes de cada entrega y recogida;
• Distintas velocidades por ubicación (zonas céntricas y periféricas), y en distintos tipos de transporte (distribución y larga distancia);
• Mejor secuencia de ejecución de rutas para minimizar el uso del número de vehículos y;
• Tiempo de tránsito de la ruta basado en el máximo de horas trabajadas continuamente por un conductor³.

Es importante recalcar que la optimización suele darse con el objetivo de minimizar el costo total de la operación.

Estos software operan en base a algoritmos de optimización avanzados y modelos muy robustos, con un buen nivel de adherencia a las operaciones complejas de la cadena de suministro.

La figura 3 muestra esquemáticamente el principio básico de funcionamiento de un software de optimización aplicado al transporte.

³ – Existen leyes que restringen la cantidad máxima de horas que los conductores de camiones pueden trabajar en los EE. UU.
Aunque varios TMS ya usan herramientas robustas de optimización de flujo, todavía es común que los transportistas y los remitentes usen rutas fijas para enrutar las recolecciones y entregas. Hay algunas razones para ello: la sencillez de funcionamiento, la especialización en ese guión y el desconocimiento del potencial de los guionistas. El problema de las rutas fijas es que no se ajustan a las variaciones de la demanda, o al menos a la misma velocidad. Por esta razón, el uso de rutas fijas puede hacer que el uso de los recursos sea deficiente, contribuyendo al aumento de los costos.

Determinar el tamaño de la flota es otra característica disponible en los TMS como herramienta de gestión diaria de las necesidades de transporte. Dependiendo del aumento o disminución de la demanda, el TMS puede indicar una mayor o menor necesidad de vehículos, respectivamente. Sin embargo, no existe una herramienta que indique el tamaño de la flota que se debe mantener y su mix (propia, de terceros y spot). Generalmente, los resultados de las distintas ejecuciones de ruteo se utilizan para identificar si hay más situaciones de ociosidad en la flota o contratación constante de plazas. Este es un buen indicador para ayudar a la decisión de reducir o aumentar la flota fija.

TERCER GRUPO DE FUNCIONALIDADES: APOYO A LA NEGOCIACIÓN Y AUDITORÍA DE FLETES

Estos sistemas mantienen una base de datos de tarifas de fletes utilizadas para remunerar el servicio prestado y para el proceso de auditoría. El software compara la cantidad cobrada por el proveedor de servicios de transporte con lo que se calculó y muestra las diferencias. El registro de todas las condiciones comerciales, por volumen, fraccionamiento de carga, diferentes costos por modal, flete por viaje, entre otras particularidades, además de toda la información sobre el transporte realizado (volúmenes embarcados por modal, tipos de vehículos, rutas, tamaño de cargas y destinos) son la base de datos para realizar la Auditoría de Fletes.

Otra funcionalidad importante es el soporte de negociación. El software permite el registro de nuevas tablas de fletes o nuevas condiciones comerciales para identificar el impacto de esta nueva condición en el costo del flete. La gran ventaja de esta herramienta es que todas las evaluaciones de impacto se realizan sobre una base de datos real que contiene información de todos los movimientos de transporte realizados en un periodo determinado.

TMS – SISTEMA DE GESTIÓN DEL TRANSPORTE: POSICIONAMIENTO EN NIVELES DE TOMA DE DECISIONES

Como se mencionó anteriormente, uno de los objetivos de este artículo es definir la posición del TMS según los niveles de decisión atendidos por sus funcionalidades. Para apoyar esta definición, se presentará una tabla que lista las principales funcionalidades con los niveles de toma de decisiones (Ver Tabla 2).

Como se observa en la Tabla 2, la relación entre un TMS y los niveles táctico y operativo es clara. La Figura 4 representa esquemáticamente el posicionamiento de esta categoría de software.

El posicionamiento de TMS en los niveles táctico/operativo demuestra que todavía hay potencial de desarrollo para esta herramienta. Por ello, el propio concepto de TMS puede sufrir cambios a lo largo del desarrollo de nuevas funcionalidades.

Aunque todavía hay espacio para el desarrollo de herramientas TMS, los beneficios de la implementación son muy significativos. A continuación destacamos los principales:

• Reducción de los costes de transporte y mejora del nivel de servicio;
• Mejor uso de los recursos de transporte;
• Mejora en la composición de cargas (consolidación) y rutas;
• Menos tiempo necesario para planificar la distribución y montaje de cargas;
• Disponibilidad de datos precisos de costos de flete que se muestran de varias maneras, por ejemplo, por cliente o por producto;
• Seguimiento de la evolución de los costes de transporte;
• Disponibilidad de información en línea;
• Apoyo a indicadores de desempeño para evaluar la gestión del transporte;

Una implementación exitosa se basa en varias decisiones correctas, como elegir el software adecuado y las funcionalidades adecuadas para cada tipo de negocio. Por lo tanto, la elección de TMS debe basarse en un proceso de selección estructurado, asegurando que los criterios sean precisos y que la solución aporte los beneficios deseados.
CONCLUSIÓN

Los Sistemas de Gestión de Transporte – TMSs – tienen funcionalidades que ayudan en las decisiones de transporte a nivel operativo y parcialmente a nivel táctico, pero una serie de información utilizada para otras decisiones tácticas y estratégicas puede almacenarse en TMSs y dependiendo únicamente del tratamiento.

Este hecho hace que el campo de desarrollo de TMSs sea muy fértil, a pesar de que las soluciones actuales generan muchos beneficios en su implementación.

El desarrollo tecnológico también está permitiendo el uso de TMS a través de proveedores que ponen a disposición el software a través de la WEB. Esta técnica se denomina ASP - Proveedor de servicios de aplicaciones. Ya existen implementaciones exitosas de TMSs por este medio y algunas implementaciones en proceso. Algunos proveedores de este servicio en los EE. UU. incluso lo mantienen sin cargo durante un período determinado, para la evaluación del usuario.

La reducción de los costos de transporte puede mejorar significativamente los resultados de las empresas, ya que esta es la mayor cuenta individual de costos logísticos. De esta manera, las ganancias de productividad en el transporte se pueden lograr mediante el uso de las diversas funcionalidades disponibles en los TMS.
BIBLIOGRAFÍA

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