WMS EN LA GESTIÓN DE ALMACENES, BODEGAS Y CENTROS DE DISTRIBUCIÓN

Hoy en día, con un entorno empresarial cada vez más competitivo, la tecnología de la información, cuando es bien utilizada, se convierte en un fuerte diferenciador entre las empresas en la búsqueda de la excelencia en el servicio al cliente. Como resultado, cada vez más empresas buscan alternativas para facilitar la gestión de sus actividades, con el fin de aumentar el control y obtener información precisa que realmente pueda acelerar la toma de decisiones y, en consecuencia, mejorar el nivel de servicio prestado.

La evolución de la tecnología de la información ha ido transformando la gestión de operaciones y la logística. Los ejemplos incluyen el uso de códigos de barras, EDI (intercambio electrónico de datos), RFID (identificación por radiofrecuencia) y tecnología de seguimiento de flotas con GPS (sistema de posicionamiento global). Todas estas tecnologías no solo sirven para aumentar la velocidad del flujo de información, sino también para mejorar la precisión de la información.

En ocasiones, en el caso concreto de depósitos, almacenes y grandes centros de distribución (DC), los sistemas de gestión conocidos como WMS (Warehouse Management System) pueden considerarse una buena alternativa para optimizar la actividad de almacenaje, ya que buscan formas de optimizar los espacios y organizar el flujo. y distribución de productos.

El WMS es un sistema de gestión de almacenes y/o DC que optimiza todas las actividades operativas (flujo de materiales) y administrativas (flujo de información) dentro del proceso de almacenamiento, incluyendo actividades tales como: recepción, inspección, direccionamiento, almacenamiento, si -stopping, embalaje, carga, embarque, emisión de documentos y control de inventario.

El WMS surge de la necesidad de mejorar el flujo de información y materiales dentro de un almacén, depósito o CD, siendo los principales resultados la reducción de costos, mejora en la operación y aumento en el nivel de servicio brindado a los clientes (Figura 1). La optimización que brinda el WMS permite aumentar la precisión de la información de stock, la velocidad y calidad de las operaciones de DC y la productividad del personal y de los equipos. Esto ha sido posible gracias a la aparición de nuevas tecnologías de la información tanto en hardware como en software.

Los sistemas de gestión de almacenes provienen de la evolución de los antiguos sistemas de control de almacenes o Warehouse Control Systems (WCS). Se agregaron algunas funciones adicionales a medida que el WCS evolucionó de un sistema de control simple a un sistema más complejo, capaz de emitir sugerencias o realizar cálculos.

Hasta mediados de la década de 1970, el WCS solo tenía la capacidad de controlar las transacciones de entrada y salida de existencias y la respectiva cancelación de dichos movimientos contra pedidos de proveedores y clientes. A partir de entonces aparecieron los primeros sistemas de control de direccionamiento, que comenzaron a preocuparse por la ubicación del producto en una “dirección” en el almacén o CD. Esta evolución permitió que los productos dejaran de tener ubicaciones fijas y pasaran a almacenarse en diferentes áreas de los CD según disponibilidad, con lo cual se logró aumentar la densidad de almacenamiento.

La principal diferencia entre WMS y WCS es que WCS no es un administrador de almacén, por lo que difiere de WMS en algunos aspectos. WCS no ofrece una variedad de informes para ayudar a administrar las actividades; carece de flexibilidad de hardware; la personalización se limita a cambiar campos y nombres y su instalación no se puede realizar de forma modular, sino de forma integral. La contrapartida de todos estos aspectos negativos es que ofrece un excelente seguimiento y control de actividades (si se limita al control) con un costo reducido de software y hardware requerido para su implementación.
BENEFICIOS WMS

Uno de los beneficios que genera el WMS es la optimización del espacio en el área de almacenamiento. Una de las funciones del sistema es sugerir el mejor lugar para almacenar un determinado producto cuando se recibe, evitando así que el operador recorra todo el CD en busca de un lugar disponible para almacenarlo.

Un WMS permite la optimización operativa aumentando la productividad, optimizando los espacios y mejorando el uso de los recursos (equipos de manejo y almacenamiento). Estos beneficios se deben a los siguientes puntos, tal como se presentan en Banzato (1998):

• Control Operativo (el WMS proporciona las tareas a realizar);
• Reducción del tiempo perdido con la espera;
• Reducción del tiempo muerto de los recursos de movimiento;
• Optimización del proceso de preparación de pedidos;
• Almacenamiento optimizado a través de una ubicación por la curva ABC de giro;
• Aumento de la densidad de población, reduciendo las distancias a recorrer.

Otro beneficio asociado con el WMS es la disponibilidad en línea de la cantidad real en stock. Trabajando en tiempo real, un WMS puede ayudar a reducir los plazos de entrega tanto para el procesamiento de pedidos como para la gestión de inventario. Estos beneficios, a su vez, pueden proporcionar un mejor nivel de servicio al cliente y rotaciones de inventario más rápidas, lo que puede traducirse en ahorros financieros para las operaciones de CD.

En el entorno competitivo actual, las empresas vienen trabajando con lotes más pequeños, mayor frecuencia de pedidos y la necesidad de tiempos de entrega más cortos, factores que provocan incrementos en los costos logísticos, obligando a los responsables de almacenes y CDs a buscar soluciones de proceso que incrementen la productividad de el personal y el equipo del almacén (ver diagrama que se muestra en la Figura 2).

El WMS, a través de su gestión de tareas y la posibilidad de trabajar con equipos de manipulación automatizados, puede proporcionar una gran reducción de costes de personal, ya que reduce la necesidad de equipos para el mismo número de movimientos, en comparación con los sistemas tradicionales.

Algunos autores señalan que, en los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), el WMS es uno de los tantos módulos ya disponibles en el mercado, cuyo principal objetivo es gestionar el flujo de información, a través del control de posiciones, lote y regla FIFO. , entre otras funcionalidades. . Al tener un WMS combinado con un ERP, la posibilidad de intercambiar datos entre ellos es mayor. Esto evita la repetición del trabajo, como la actualización de registros. Sin embargo, para otros autores, el WMS es una aplicación analítica que no necesariamente forma parte del ERP (sistema transaccional), por lo que es un software que se puede vender por separado.

Independientemente de que se trate o no de un módulo ERP, el WMS puede optimizar el negocio de una empresa al reducir costos y mejorar el servicio al cliente, y se recomienda encarecidamente su integración con los sistemas ERP. La reducción de costos está asociada con la mejora de la eficiencia de todos los recursos operativos, como equipos y mano de obra. Por otro lado, la mejora en el servicio al cliente se puede atribuir a que se minimizan los errores y fallas de recolección y entrega, así como a la agilización de todo el proceso de servicio al cliente, combinando mejoras en el flujo de materiales con mejoras en el flujo de información. La Figura 3 presenta un resumen de los principales beneficios que presenta el WMS.
CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONALIDADES DE UN WMS

La Tabla 1 presenta no solo las características y funcionalidades relacionadas con las cinco actividades básicas que se realizan en un CD (recepción, manejo, almacenamiento, recolección y despacho), sino también algunas actividades que se agregaron al alcance inicial de un sistema de control de almacenes gracias a la evolución de tecnología Así, la Tabla 1 ilustra de forma breve y directa algunas de las principales características y funcionalidades de un WMS.

Las características y funcionalidades 3, 6, 9, 11, 13, 22 y 28 mencionadas en la Tabla 1 ejemplifican la evolución de los sistemas de almacenamiento y demuestran, en la práctica, la transformación de los sistemas WCS (controladores) en sistemas WMS (gestores).
EL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DE UN WMS

La implantación exitosa de un SGA y su integración con otros sistemas ya implantados en una empresa suelen estar relacionados con los objetivos esperados por la alta dirección. En general, estos objetivos son:

• Reducción del nivel de existencias;
• Mejora en el nivel de servicio al cliente debido al conocimiento real de lo que está disponible en stock;
• Mejor aprovechamiento del espacio físico.

Para lograr estos objetivos, hay dos factores críticos de éxito. Son ellos:

• Compromiso y apoyo explícito de la alta dirección;
• Utilización de la estructura organizativa adecuada a la cultura y situación del momento.

El proyecto tiene dos grandes etapas: el proceso de implementación (o diseño general) y la implementación misma.

El proceso de implementación, o concepción general, tiene como objetivo coordinar todas las actividades a desarrollar, además de la asignación de personal, disponibilidad de equipos y actividades de control del proyecto. Este paso consiste en la configuración del sistema, en el que tenemos la parametrización de todas las aplicaciones, ya sean operativas y/o de configuración, y debe realizarse en base a datos reales del CD que se va a parametrizar.

Por lo tanto, es necesario recopilar todos los datos específicos de la CD para que los objetivos de esta fase se alcancen en los plazos establecidos en el cronograma definido del proyecto. Para que esta información refleje la realidad de la manera más adecuada posible, es necesario involucrar a los empleados, especialmente a alguien del área de TI, para que toda la información existente pueda ser extraída de los sistemas actuales y así evitar reelaboraciones; también es interesante la participación de alguien vinculado al área operativa para apoyar las decisiones de parametrización del sistema, dónde y cómo almacenar.

Durante el proceso de implementación, es fundamental que el equipo de implementación del proyecto realice varias visitas al almacén o CD, de modo que se puedan recopilar los datos necesarios para garantizar que toda la información migrada y/o ingresada al nuevo sistema sea correcta. Como ejemplo, varias veces es necesario medir y pesar algunos materiales. Esto se debe a que el sistema WMS realiza varios cálculos utilizando el cubicaje y el peso de los productos para emitir sugerencias de almacenamiento.

En general, durante el proceso de implementación existen siete grandes grupos de actividades, que son:

• Recopilación de datos específicos del almacén

Como se expuso anteriormente, para que el sistema WMS pueda emitir sugerencias acordes con la realidad, es necesario asegurarse de que todos los datos de entrada sean correctos. Entonces es imprescindible realizar un levantamiento de todos los datos necesarios para realizar la configuración del sistema. Este paso se puede considerar el más importante y sus principales datos y definiciones son:

1 - El plano de planta de los almacenes con sus dimensiones reales;

2 – Ubicaciones, áreas y/o regiones existentes para almacenamiento, remoción y reposición;

3 – Las dimensiones de los lugares para la definición de las capacidades;

4 – Las características de cada local, área o región del almacén, como, por ejemplo, luminosidad o humedad;

5 – Las capacidades máximas de cada local;

6 – La definición de las unidades de medida y conversiones a ser utilizadas;

7 – Las características de los elementos a ser almacenados;

8 – Las dimensiones y pesos de los artículos a ser almacenados;

9 – La definición del perfil de cada localidad1;

10 – La definición del perfil de cada ítem2;

11 - Las operaciones de entrada y salida del depósito;

12 – El levantamiento de las necesidades reales de informes para la gestión del almacén.

• Identificación de interfaz

Todas las interfaces con los demás módulos ERP involucrados (como TMS, Compras, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, entre otros) o sistemas independientes deben identificarse en esta etapa para que las medidas de integración puedan ser tomadas por los grupos responsables de las interfaces. Además de la identificación, esta fase también es responsable de crear estas interfaces.

• Parametrización de los Módulos o Sistemas Involucrados

Los módulos ERP u otros sistemas de información que de alguna manera interactúen con el WMS pueden necesitar algún tipo de parametrización para que se cumplan todas las integraciones y funcionalidades. Este paso consiste en realizar todas las parametrizaciones e interfaces necesarias para que todo funcione.

• Realización de pruebas integradas para el modelado de sistemas parametrizados

Una vez establecidos los parámetros, el grupo responsable del proyecto debe iniciar la fase de pruebas integradas, donde se deben identificar los “cuellos de botella” del proceso y los posibles “BUG” del sistema. Estos deben ser informados a los proveedores de software para que se busquen soluciones y se ejecuten las correcciones de los problemas.

Mediante estas pruebas, es posible detectar si algún producto o ubicación no ha sido parametrizado correctamente (peso o medidas).

• Definición de menús y perfil de cada usuario

A menudo, a la empresa no le conviene que una sucursal tenga acceso, por ejemplo, a las acciones de otra sucursal; para establecer esta “restricción” en el sistema, se crean perfiles para cada unidad de negocio. Por lo tanto, esta fase consiste en crear los menús para cada área en cada sucursal/fábrica, identificando los usuarios y el perfil de cada uno para que se establezca la seguridad en el sistema.

• Definición de Informes

Los usuarios deben conocer todas las necesidades relacionadas con los informes, ya sean gerenciales u operativos, identificando los cambios necesarios en los modelos existentes y suministrados, así como la necesidad de crear nuevos informes. Sin embargo, cualquier informe a modificar o desarrollar debe ser presentado y aprobado por todas las personas involucradas en el proceso. Cabe señalar que la mayoría de estos programas tienen plantillas de informes predefinidas. Aun así, en algunos casos sigue siendo necesario desarrollar algún tipo de informe específico.

• Normalización y documentación

La estandarización y la documentación pretenden servir como fuente de consulta y guía para todo lo realizado durante la fase de configuración. Esto es importante para que el conocimiento del sistema pueda ser difundido en toda la empresa incluso después de su implementación completa.

Después del proceso de implementación, tenemos el paso que consiste en la capacitación, el seguimiento de la transición y la implementación en sí. Es en esta etapa donde ocurren la mayoría de los errores de implementación. Al implementar un WMS o un ERP, la rutina y la cultura actuales cambiarán y la incapacidad de las personas para aceptar los cambios puede terminar siendo fatal para el éxito.

En Nestlé, uno de los principales problemas que encontró el equipo de implementación de ERP fue precisamente la falta de conciencia entre sus empleados de que un ERP cambiaría radicalmente su forma de trabajar. Esto también fue responsable de la enorme resistencia de los empleados al tratar con el nuevo sistema. Creían que sus debilidades serían expuestas y que su gran conocimiento del antiguo sistema terminaría junto con su sentido de ser insustituibles (Worthen, 2002).
CONCLUSIÓN

A la hora de comprar un software de gestión de almacenamiento hay que tener clara la diferencia entre WCS y WMS para que la elección sea lo más compatible posible con las necesidades de la empresa, ya que ambos tienen ventajas y desventajas. Los beneficios que proporcione el sistema a adquirir deben ser compatibles con los objetivos esperados por las empresas.

Sin embargo, es fundamental que, durante la implementación del WMS, todos estén comprometidos, desde la alta dirección hasta los involucrados en la operación del día a día, además de la disponibilidad de tiempo y recursos. La fase de concepción general es la más importante del proceso de implementación, ya que es allí donde se recopilan los datos y la información que se migrará al nuevo sistema, además de las definiciones estratégicas. Cualquier error en este paso puede significar problemas futuros, ya que el sistema utilizará dichos valores para realizar cálculos y sugerencias.

Cabe recalcar que, en general, con el WMS es posible obtener reducciones de costos, aumento en el nivel de servicio brindado y mejor aprovechamiento del espacio físico, además de una mayor precisión en el inventario. =

1 El perfil de cada ubicación consiste en definir el tipo de producto que se puede almacenar en cada dirección. Este procedimiento se usa ampliamente para determinar áreas específicas para productos peligrosos o inflamables.

2 La creación de perfiles de artículos sirve para identificar artículos que pueden compartir el mismo espacio físico o artículos que no deben almacenarse uno al lado del otro.

Referencias

BANZATO, Eduardo. Sistema de Gestión de Almacenes WMS: Sistema de Gestión de Almacenes. San Pablo, IMAM, 1998.

WORTHEN, Ben. Nestlé ERP Odisea. Revista CIO – Mayo 2002.

Otras lecturas

CHOPRA, S.; MENDEL P. Gestión de la cadena de suministro; estrategia, planificación y operación. Prentice Hall, 2003.

FRANKLIN, Ronaldo. Conocimientos de Manipulación y Almacenamiento. Centro de Investigación y Capacitación en Calidad Electrónica de InfoJBS Consultancy 2003.

MONTEIRO, Aluisio; BEZERRA, André LB Ventaja Competitiva en Logística Empresarial Basada en Tecnologías de la Información. Disponiblewww.ead.fea.usp.br. Artículo presentado en la VI SEMEAD, USP 2003.

NAZARIO, Pablo. Importancia de los Sistemas de Información para la Competitividad Logística. Disponible http://www.tecnologistica.com.br. Artículo publicado en la revista Tecnologística, Jul/1999.

SUCUPIRA, César. Gestión de Almacenes y Centros de Distribución a través de Software WMS. Disponiblehttp://www.cezarsucupira.com.br/artigos111.htm.

Encuesta de Logística y Comercio Internacional 2004 – CEL/Coppead (en prensa);

El Desafío de las Exportaciones – BNDES 2001;

MDIC – Siscomex y Secex;

Estadísticas de Comercio Exterior – Banco Mundial 2003. (http://www.worldbank.org)

Ranking de Puertos: Containerización Internacional. (Ranking Mundial de Tráfico de Contenedores 2002). (http://www.ci-online.co.uk)